Há mais de 40 anos no mercado, a Amoedo é uma das líderes no varejo de materiais para construção, reforma e decoração no Rio de Janeiro.
Uma empresa com capital 100% nacional, premiada por diversos fabricantes e reconhecida nacionalmente pela mídia especializada e também por figurar na lista das dez maiores do segmento no país.
O Dr. Alessandro Maciel, do departamento jurídico do Grupo Amoedo, conversou conosco sobre a importância de um software jurídico no dia a dia do departamento e o porquê da empresa ter escolhido o ProJuris para Empresas.
Por que você considera importante a utilização de um software jurídico?
Antes de tudo, considero importante destacar que o departamento jurídico não está adstrito ao controle das carteiras de processos, atos ou contratos.
O departamento jurídico moderno deve funcionar como um departamento de viabilização dos negócios, que se preocupa com as operações, segurança e preservação de direitos e interesses da empresa, inclusive, em relação aos resultados financeiros.
Para tanto, reunir informações consideradas estratégicas em um único lugar é fundamental. Ao longo da minha vida profissional, trabalhei com todos os tipos de controles e gerenciamentos, desde o físico (impensável nos dias de hoje) às ferramentas caseiras elaboradas dentro do próprio departamento jurídico com múltiplas planilhas de fórmulas e macros, que, inicialmente, pareciam boas soluções, mas que se mostraram frágeis e inseguras, dado o alto risco de erro humano.
Dessa forma, dada toda essa complexidade que hoje veste o departamento jurídico, a utilização de um software jurídico, que seja estável, confiável, integrado aos mais diversos outros sistemas, que cumpre o que promete e com excelente custo benefício, permite que o departamento trabalhe naquilo que realmente importa, qual seja o cumprimento dos objetivos da empresa.
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Qual foi o fator de decisão principal para adquirir um software jurídico?
Quando fui convidado para gerenciar o departamento jurídico, minha missão foi a de estruturar um departamento que se implantava. Antes, os contratos, por exemplo, eram gerenciados de forma autônoma.
Entendi que isso gerava uma fragilidade, pois demandas que porventura se originavam dos contratos, ficavam prejudicadas, posto que as informações relevantes se perdiam. Se eu puder resumir a decisão principal para adquirir o software jurídico em uma única palavra, seria organização.
Qual o diferencial visto no ProJuris para escolhê-lo?
Quando tomamos a decisão de adquirir um software, montamos uma matriz de trabalho, onde listamos cada necessidade sistêmica com a indicação do que seria essencial e ideal. A partir daí, buscamos em diversos fornecedores um software que se encaixasse na nossa matriz.
A escolha pelo ProJuris foi o fato de ser o que mais adequava à nossa, pois o sistema possui grande mobilidade de ajuste, sem a necessidade de customização ou de ser acoplado em outro software, por exemplo.
A geração de relatórios, na forma em que eu necessito, em minutos e de qualquer lugar, sem a necessidade da equipe de sistemas é fantástica! Esses fatores realmente nos conquistaram.
E qual seu ganho com o módulo de processos?
Poderia ficar aqui listando inúmeros benefícios, tais como: produtividade, controle, mobilidade, facilidade de acesso, integração etc., mas o que me deixa mais tranquilo na gestão do departamento jurídico é a segurança das informações.
A garantia de emitir um relatório de contingências e provisões à auditoria externa em minutos, que reflete com fidelidade os valores efetivamente discutidos em cada causa, acompanhados por um prognóstico quanto à possibilidade de perda no desfecho das questões, sem que haja impacto desnecessário no resultado da empresa. É a segurança que reflete o meu maior ganho.
Em outro post do blog, discutimos se a utilização de planilhas do Excel é uma forma eficiente de tratar a informação. Vocês usavam elas antes de adquirir o software?
Antes do sistema, trabalhávamos com múltiplas planilhas com fórmulas e macros. Inicialmente, parecia uma boa solução, mas o sucessivo erro de cálculos, a dificuldade na geração dos relatórios gerenciais, inexistência de múltiplos acessos, além do alto risco de erro humano, me deixava muito inseguro.
Com a implantação do software, deixamos as planilhas de lado.
Quantas pessoas usam o ProJuris hoje na empresa?
Nesse ponto, é importante destacar que o software foi essencial para redução dos gastos jurídicos. Em tempos de instabilidade econômica no qual o país se encontra, ajustar as contas foi necessário.
Com a implantação do software, foi possível a internalização de algumas carteiras, refletindo significativa redução de gastos com escritórios externos, por exemplo. Atualmente nossa equipe é enxuta, contamos com seis profissionais internos e duas assessorias externas com acesso ao sistema.
O software trouxe melhorias na comunicação do departamento jurídico com as outras áreas da empresa? E com os escritórios terceirizados?
Sim, sem dúvida. Com os escritórios parceiros, principalmente, pois o acesso externo nos permite um acompanhamento diário quase on-line dos processos, tornando a tomada de qualquer decisão estratégica mais veloz e segura.
No geral, quais são os resultados e indicadores que vocês mais acompanham dentro do software?
Principalmente as estatísticas, tais como evolução do estoque de processos, processos por natureza, advogado e empresa, principais causas, assim como, as indicações de custos e controle das contingências e provisões.
O que você diria para quem ainda não se preocupa com o software jurídico?
Sinceramente, não consigo vislumbrar um departamento jurídico sem uma gestão eficiente das informações, e, isso, só realmente é possível com um software confiável.
Como disse no início, o departamento jurídico deve, sobretudo, apresentar soluções para viabilizar os negócios da empresa, o que dificilmente será alcançado sem uma ferramenta que lhe permita analisar todas as informações em um único lugar, de qualquer lugar, de forma rápida, organizada e segura.
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Muito bom Alessandro Maciel ter conhecido o que pensa sobre o Projuris. Estou neste momento estudando a aquisição de alguns módulos, exatamente para facilitar o controle de nossas operações que ocorrem em inúmeras unidades da federação.
Amigo Ricardo, obrigado pelo comentário.
Continuamos a disposição para ajudar no que você precisar.
Abraços, Adiel