Uma das atividades da advocacia envolve a elaboração de relatórios. Essa atividade contempla desde elaborar um relatório de contingências para informar o cliente quanto as probabilidades do processo, até os relatórios gerenciais, que envolvem as finanças do escritório, relatórios de casos perdidos, entre outros que acompanham as atividades do escritório.
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Em departamentos jurídicos, essa atividade é essencial para os resultados da companhia. Os relatórios contribuem com as atividades de due diligence, análise de riscos, provisionamento, etc. Já em escritórios de advocacia, os colaboradores são incumbidos de fazer relatórios também acerca de não pagantes, relatórios de fluxo de caixa, entre outros.
O que os relatórios gerenciais na advocacia tem em comum, afinal? Todos visam contribuir para analisar os resultados do escritório ou da empresa a qual o departamento jurídico pertence. Assim, visam manter a satisfação do cliente e prevenir em relação a possíveis perdas, ações judiciais ou oscilações financeiras.
Mas como é que se faz um relatório jurídico? Bom isso, vai depender do tipo de relatório desejado. Porém, de maneira geral, pode-se usar ferramentas como planilhas ou softwares jurídicos que contribuam com a emissão desses relatórios. Independente da ferramenta a verdade é que, para elaborar um relatório jurídico, é essencial saber qual a informação que se pretende alcançar.
Dessa forma, utilizar a estratégia de análise de dados e inteligência jurídica é a maneira mais eficaz de entender qual o relatório necessário para o momento e quais informações este deve conter.
É utilizando essas duas estratégias que se pode fazer, então, um relatório de contingências, tema central deste artigo. Continue a leitura para descobrir mais sobre essa atividade!
O que é relatório de contingências?
Ao receber uma causa, faz parte do trabalho de um advogado ou advogada, informar o cliente sobre possíveis perdas de processo ou financeiras. Dessa maneira, elaborar relatórios de contingências que contribuam com o compartilhamento das informações acerca do processo com seu cliente se faz uma atividade essencial à advocacia.
O relatório de contingências é então, como o próprio nome diz, um documento que advogados fazem para seus clientes visando identificar as probabilidades de perda de um processo e qual a quantia a ser paga nesses casos.
Em resumo, o relatório é o que vai descrever a análise de risco na advocacia em relação a um processo feito pelo advogado.
Como fazer análise de riscos?
Sabe-se que fazer a análise de probabilidade de perda em um processo não é uma tarefa fácil e muito menos exata. Assim, essa probabilidade não pode ser feita a partir de números percentuais.
Então, utiliza-se as classificações “Provável”, “Possível” ou “Remota” para avaliar qual dessas pode acontecer.
Ao classificar um processo como “provável”, o advogado estará dizendo que, com base em todos os aspectos daquele processo, as chances de a empresa perder a ação judicial é maior do que de não perder.
Já em “possível”, significa que pode ser ou não que aconteça a perda judicial. E finalmente, em “Remota “significa dizer que as chances de perda judicial são mínimas.
Então, após a análise concluída, os advogados ou advogadas entregam a seus clientes os relatórios de contingências com os dados utilizados e informando quais as probabilidades de perda, e claro, qual o valor será retirado da empresa para o pagamento dos casos em que provavelmente ocorrerá uma perda.
É importante lembrar que, nesse momento, o escritório ou departamento jurídico que presta o serviço devem entrar em contato e alinhar informações com o setor contábil da empresa.
Como se faz um relatório de contingências?
Que a elaboração de relatórios de contingências e a análise de riscos é responsabilidade dos advogados responsáveis pelo processo não é novidade, certo? Por isso, se faz essencial entender que, mesmo que em um primeiro parecer elaborado, o advogado tiver certa classificação, ela não é imutável.
Assim, é importante que se tenha um acompanhamento, em todo o processo, caso as ações tomem outro rumo. Isto significa que, se seu cliente perder na primeira instância, não necessariamente ele perderá na segunda instância. Ainda que a probabilidade anterior apontasse para outro caminho e vice-versa.
Como os relatórios passam por avaliação de auditores internos e externos, a cada relatório elaborado, seja o inicial ou durante o acompanhamento do processo, algumas informações devem constar. São elas:
- A data da elaboração;
- O escopo de materialidade (litígios pendentes envolvendo o cliente);
- O número do processo;
- A natureza da causa ou do recurso;
- Órgão onde tramita;
- O relator (em caso de recurso);
- Data de ingresso ou de protocolo;
- As partes;
- O fato gerador da demanda;
- O valor envolvido;
- O pedido;
- A probabilidade de êxito ou perda;
- Os desdobramentos do feito;
- A fase atual;
- O valor do depósito (se acaso houver);
- O nome e a assinatura do patrono responsável pelo trabalho, com o número de sua inscrição OAB;
Isso porque, com esses dados é possível identificar, de maneira mais exata a real situação do processo e a situação do seu cliente.
Reiterando o exposto acima, as informações do relatório de contingências devem ser atualizadas constantemente, e a imediata alteração colabora com a atuação do advogado que o está fazendo, porque, assim, ele sempre estará atualizado e poderá contribuir com a satisfação de seu cliente, seja ele uma empresa ou uma pessoa física.
O que é um plano de riscos?
Agora você já sabe que, o relatório de contingências serve para a visualização e análise de possíveis riscos de perda de processos e como fazer um relatório de contingências, certo? No entanto, não basta apenas analisar os riscos sem tomar nenhuma medida.
É por isso que, após a elaboração do relatório, é hora de colocar a mão na massa para elabora um plano de riscos. Mas o que exatamente é esse plano?
Bom, um plano de riscos, como o próprio nome diz é um planejamento que visa evitar as perdas judiciais que foram identificadas no relatório de contingências. Em resumo, esse plano propõe que cada risco possui uma solução que possa eliminá-lo.
Assim, após a análise profunda do relatório, chega esse momento de pensar, olhando para cada risco apontado no mesmo, e estudar toda as possibilidades e planos de ação que possam evitar que essa perda aconteça.
Impedindo que a perda aconteça, o advogado ou advogada, atuando como auditor jurídico, impede também, que a empresa não sofra danos financeiros ou ações trabalhistas.
Como elaborar um plano de contingência judicial?
O primeiro passo então, para elaborar um plano de contingência é a própria análise de riscos, já apontada acima. Em seguida, é o momento de olhar para esses riscos e elaborar ações que evitem ou minimizem os impactos das perdas processuais.
Assim, é importante que, junto do setor contábil da empresa, se olhe para as finanças e avalie como ficará o caixa em casos de pagamentos dos processos em houve perda judicial. Nesse momento, pode-se considerar inclusive reduzir alguns custos menos necessários para cobrir essas perdas.
Uma ação importante do plano de contingência é, ao elaborar a estratégia, documentar, como se fosse um guia, as soluções que podem ser aplicadas em relação aos riscos.
Por fim, ao fazer um plano de contingências, uma das medidas a se tomar é, conversar com as partes e propor acordos, para que não ocorram judicializações e se evite perdas ainda maiores.
Perguntas frequentes sobre relatório de contingências
O que se entende por contingência?
A contingência é uma condição ou situação cujo resultado depende de eventos futuros. Em resumo, trata-se de um bloqueio ou adiantamento de custos para situações que podem ocorrer no futuro.
Como elaborar um plano de contingência?
Para elaborar um plano de contingência, deve-se enumerar, ponderar e identificar riscos futuros. Em seguida, deve-se criar planos que solucionem os problemas causados por estas ações futuras. É importante que, junto do setor contábil da empresa, se olhe para as finanças e avalie como ficará o caixa em casos de pagamentos dos processos em houve perda judicial. Nesse momento, pode-se considerar inclusive reduzir alguns custos menos necessários para cobrir essas perdas.
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