Como manter a rentabilidade do escritório de advocacia?

Você, advogado que decidiu abrir seu próprio escritório, sozinho ou com outros sócios, não é apenas um advogado. Você é um advogado empreendedor!

Um escritório de advocacia é uma empresa, com clientes, funcionários, receitas, despesas e investimentos.

E como toda empresa, seu escritório, que vai muito bem obrigado, tem um ciclo de crescimento: a quantidade de clientes aumenta, os contratos aumentam em valor, as causas ficam numerosas, você contrata mais advogados, as despesas também crescem… e você até precisa mudar para um lugar maior!

Chega um momento em que você e seus sócios se deparam com um cenário que demanda um melhor controle de processos operacionais e administrativos. Um destes processos é a apuração da rentabilidade do seu negócio.

Crescer é bom mas
crescer com rentabilidade é ótimo!

E todos nós sabemos o quanto a vida de um advogado é corrida: visitas em clientes, idas ao fórum, vindas do cartório e por aí vai. Por certo você, entre estas idas e vindas, como empreendedor que é, já se perguntou:

Estamos em linha ascendente nos negócios. Quanto estamos gerando efetivamente de rentabilidade para os sócios do escritório? Como fazer para medir esta rentabilidade e nossa produtividade para que possamos crescer com sustentabilidade?

Pois bem, para que seu escritório possa medir os resultados de rentabilidade, e a partir daí fazer uma gestão do lucro e direcionar novas metas de crescimento de forma sustentável, aproveite os passos abaixo e coloque em prática uma boa gestão no dia a dia do seu negócio. Os resultados serão cada vez melhores!

#1 – Organizar o time. Como assim?

Estamos vivendo dias em que se fala o tempo todo em atração e retenção dos melhores profissionais como diferencial competitivo. No caso do escritório de advocacia é ainda mais forte a premissa de que são as pessoas que garantem a sustentação e o crescimento do negócio.

Mas não se engane, você não vai encontrar o colaborador perfeito, você precisará moldá-lo, capacitá-lo e aí entra mais uma super competência, senhor advogado empreendedor: liderança, sim você precisa ser um líder. E para quem é empreendedor, liderança faz parte do kit.

O mais importante é definir os papéis de cada um no time. Realizar a distribuição do trabalho de acordo com o conhecimento e competência de cada um contribui significativamente com uma maior produtividade, além da satisfação das pessoas envolvidas.  

Um sistema de remuneração devidamente alinhado e com regras claras de distribuição entre os sócios e funcionários também contribui para um maior engajamento do time.

#2 – Gestão financeira, e agora?

Cada um no seu quadrado é uma expressão a ser considerada nessa etapa. Sim, o ideal é que o escritório tenha um profissional especializado na gestão financeira, porque afinal, como qualquer outra empresa, o seu escritório de advocacia vai precisar jogar o jogo das finanças, tarefa nada simples no nosso país.

Outro ponto a ser considerado: a palavra LUCRO tem um peso bem importante no seu negócio, certo? Então pense bem: você tem uma agenda infinita de assuntos a serem resolvidos e nesta lista devem estar contempladas as seguintes atribuições:

• Estabelecer uma política de reembolso de despesas e claro, fazer a gestão dessa política;
• Reduzir a inadimplência;
• Reduzir custos e despesas fixos;
• Fazer a gestão das reservas financeiras e destinos (13º salário, reformas e melhorias, bonificação);
• Buscar e avaliar as melhores possibilidades de investimentos e aplicações.

Melhor parar por aqui, porque a lista é grande e você já tem atribuições suficientes no momento. Com esta lista de atividades, você percebe porquê precisa de alguém realmente focado na gestão financeira?

 #3 Como precificar os seus serviços?

Você sabe quanto o consumidor está disposto a pagar pelos seus serviços? 

Esse é um passo muito importante e ao mesmo tempo pode parecer muito difícil. Como em qualquer outro negócio, algumas etapas precisam ser feitas para facilitar esse processo.

É necessário considerar todos os custos diretos e indiretos, carga tributária e também qual o retorno desejado. Ainda nessa fase, o ideal é estimar a capacidade do escritório, ou seja, quantos clientes você pode atender com a estrutura atual.

Existem diferentes formas para elaborar a precificação: valor por hora, valor por tarefa entregue, valor fechado por projeto, número de ações ou um modelo de precificação por êxito na causa.

Fazer uma pesquisa de mercado ajuda muito também, pois é importante saber se o seu preço será compatível com o valor de mercado e dos seus concorrentes. Bons concorrentes devem ser considerados como parâmetro de comparação e até de parceria, afinal vivemos em tempos colaborativos.

Tendo em vista que a OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) estabelece uma tabela de valores, e que não é permitido pelo estatuto do advogado praticar preços muito abaixo desta tabela, é prudente que você verifique junto à subseção da sua cidade como tem sido a prática destes valores.

Vale lembrar que nos primeiros meses a rentabilidade é menor, cabe aí uma estimativa de resultados iniciais mais pessimistas. Então mãos à obra e uma excelente precificação para você!

 #4 Como controlar o faturamento

A primeira coisa que precisa ficar bem clara aqui: é fundamental separar as contas empresariais das pessoais.

Com os times organizados, processos e atuação dos envolvidos definidos, fica bem mais fácil saber como está o rendimento por resultado de cada time, e o faturamento destes times também. Parece complexo? Tudo que é novo costuma mesmo causar desconforto.

Acredite: quanto antes você conseguir mensurar através do faturamento o desempenho dos times, mais acertadas serão as análises e decisões tomadas na gestão do seu negócio, inclusive estratégias de ajustes. Melhoria contínua é um processo que exige precisão das informações.

É preciso estar claro para cada time que eles são responsáveis diretos pelo faturamento da empresa, com um olhar que vai além de uma relação de cliente e fornecedor e sim de relacionamento:

• Um cliente satisfeito, bem atendido, além de se tornar fiel, costuma recomendar os serviços aos amigos;
• É muito mais barato oferecer novos serviços para o cliente que já faz parte da sua carteira, do que conquistar novos clientes;
• Clientes satisfeitos contribuem com feedbacks que ajudam muito a melhorar ainda mais seus serviços a um custo nulo;
• Clientes que chegam por indicação são os melhores, porque já costumam chegar mais abertos, com um bom nível de confiança porque recebeu recomendações bem positivas.

 #5 Timesheet / Custos

Que ninguém gosta do timesheet, é fato. E sabemos também que utilizá-lo tem um valor bastante significativo para identificar informações diretamente ligadas à precificação e faturamento. Por exemplo:

• Produtividade do advogado;
• Tempo/horas necessárias para executar determinadas tarefas;
• Comparar valor cobrado x valor homem/hora.

No entanto, o ideal é que, antes de implantar o uso do timesheet, os interessados se certifiquem de que a equipe esteja ciente do objetivo deste sistema de controle, minimizando assim o sentimento de intimidação.

É necessário trabalhar para que o controle não seja encarado como forma de pressão por resultados. Essa forma de gestão é especialmente adequada em auditorias e na área jurídica. Sua utilização permite maior transparência à empresa que contrata por hora trabalhada.

A#6 Relatórios

Extrair dados através de relatórios é um diferencial! É através de relatórios que você, advogado e sócio do seu escritório, podem extrair, por exemplo, indicadores financeiros e de desempenho, acompanhamento de orçamentos, evolução das receitas e da rentabilidade.

E é através destes indicadores de gestão que você pode realizar uma análise mais profunda do seu negócio e até definir novas metas.

Através desta análise da fotografia atual do negócio, você e os demais gestores do escritório podem construir diferentes cenários e realizar projeções financeiras, facilitando a tomada de decisão, do curto ao longo prazo.

Quem não controla, não gerencia.

#7 Utilize um software jurídico especializado na gestão de escritórios de advocacia

Para melhor e mais rápido acompanhamento de processos judiciais e administrativos existem no mercado opções de sistemas de gestão especializados na área jurídica. Essas ferramentas apresentam possibilidade de relatórios que atendem praticamente todas as necessidades de um escritório de advocacia.

Existe inclusive a possibilidade de consulta da agenda de todos os colaboradores, o que permite a gestão de todos os prazos processuais e notificações de compromissos agendados. Aproveite e experimente gratuitamente o Projuris, o software jurídico que permite tudo isso e ainda possui diversas outras funcionalidades úteis como:

• Cadastro completo de clientes;
• Atualização monetária dos valores das causas;
• Anexo de documentos;
• Controle de bens e garantias;
• Controle de despesas processuais;
• Controle de honorários;
• Emissão de relatórios;
• Módulo financeiro;
• Acompanhamento das movimentações processuais.

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