Entenda qual a diferença entre rubrica e assinatura? 

Ao receber um documento para assinar, pode ser necessário também rubricá-lo mas nem sempre. Você sabe quando rubrica e assinatura precisam estar juntas? e qual a diferença entre elas?

Nas empresas frequentemente, seja na forma física ou digital rubricas e assinaturas são usadas em conjunto para validar um contrato e dar ciência sobre seu conteúdo. Atestar a vontade da companhia e garantir que nenhuma página terá seu conteúdo alterado.

Neste artigo, vamos esclarecer as principais questões sobre rubrica e assinatura e mostrar como usá-las de forma digital, além da física.

Qual a diferença entre rubrica e assinatura?  

A diferença entre rubrica e assinatura está na complexidade, no uso e na validade jurídica de cada uma.  

A assinatura é um elemento gráfico mais elaborado, geralmente composto pelo nome completo, sobrenome ou uma grafia estilizada que identifica a pessoa. Ela é utilizada para formalizar documentos e comprovar a manifestação de vontade do signatário.  

Já a rubrica é uma forma simplificada e abreviada da assinatura, muitas vezes composta apenas por iniciais ou um traço característico, sendo usada para validar páginas intermediárias de contratos e documentos extensos. 

Em termos de validade jurídica, a assinatura tem um peso maior, pois serve como comprovação da identidade e do consentimento em documentos formais.

A rubrica, por ser mais simples e não necessariamente única, pode ser questionada em casos em que a autenticidade precisa ser comprovada. No entanto, ambas podem ser exigidas em determinados documentos, dependendo das regras estabelecidas. 

Quando usar rubrica e assinatura? 

A rubrica deve ser usada principalmente para autenticar as páginas do meio de um documento, tal qual contratos, escrituras e processos administrativos. Sua função é garantir que nenhuma folha seja substituída ou adulterada sem que o signatário perceba.  

Por exemplo, em um contrato de aluguel com várias páginas, o locador e o locatário devem rubricar cada folha para indicar que leram e concordam com o conteúdo, antes de o assinarem para que o documento seja efetivamente validado.  

Além disso, a rubrica pode ser exigida em documentos internos de empresas, como relatórios e memorandos, para um nível básico de validação sem a necessidade de uma assinatura completa. 

A assinatura, por outro lado é usada na formalização e manifestação de vontade da parte, em diversos tipos de contratos, escrituras, procurações e até mesmo cheques para operação financeira. Diferente da rubrica, a assinatura tem um peso jurídico maior, pois é considerada um ato de aceitação de cláusulas e obrigações.  

A título de exemplo, ao assinar um contrato de trabalho, o empregado demonstra estar ciente e concordar com os termos estabelecidos, enquanto a empresa se compromete a cumprir as condições acordadas.  

Além de que, em instituições bancárias, a assinatura é essencial para autorizar transações financeiras, abertura de contas e emissão de documentos como cheques e ordens de pagamento. 

Rubrica e assinatura: qual a validade legal de cada uma? 

A validade legal da assinatura e da rubrica depende do contexto e da forma como são utilizadas nos documentos.  

A assinatura possui um peso jurídico maior, pois é a principal forma de manifestação de vontade em contratos, escrituras e documentos oficiais. Sua autenticidade pode ser verificada por meio de reconhecimento de firma em cartório ou por perícia grafotécnica em casos de contestação.  

Já a rubrica, embora tenha função de autenticação de páginas, não possui a mesma força probatória, podendo ser questionada mais facilmente se não estiver acompanhada da assinatura no documento final. 

Para garantir a validade jurídica tanto da assinatura quanto da rubrica, algumas medidas podem ser adotadas. Primeiramente, o reconhecimento de firma em cartório é um método seguro para assegurar a autenticidade da assinatura, especialmente em contratos e transações financeiras.  

Outra alternativa é o uso de assinaturas digitais certificadas, regulamentadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que conferem validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita a partir do uso de certificados digitais dos tipos A1 ou A3.  

Também, recomenda-se que a rubrica seja acompanhada da assinatura completa no documento, evitando possíveis alegações de falsificação ou inconsistência. Caso haja dúvidas sobre a autenticidade, uma análise pericial pode ser solicitada para verificar a identidade do signatário. 

Como fazer rubricas e assinaturas? 

Para criar uma rubrica ou uma assinatura, seja física ou digital, é importante considerar aspectos de legibilidade, autenticidade e segurança. Cada formato tem suas particularidades e exigências legais. 

No caso da rubrica física, não há um modelo fixo, pois ela pode ser apenas as iniciais do nome ou um traço estilizado. No entanto, para evitar fraudes, recomenda-se que a rubrica tenha um padrão consistente e que seja usada sempre da mesma maneira nos documentos.  

Uma boa prática é testá-la várias vezes em um papel até encontrar um formato fácil de replicar, mas que ainda seja único o suficiente para não ser facilmente falsificado. 

Já para a assinatura física, a recomendação é que ela seja clara e, preferencialmente, contenha o nome completo ou uma grafia característica que possa ser reconhecida e verificada posteriormente.  

Em situações formais, como contratos ou documentos bancários, pode ser necessário registrar a assinatura em cartório para evitar problemas de contestação. 

Quando se trata de rubrica digital, seu uso geralmente ocorre em contratos eletrônicos para autenticação de páginas intermediárias, mas ela não tem a mesma validade jurídica de uma assinatura digital certificada. Para garantir segurança, pode-se utilizar aplicativos de edição de PDF ou plataformas de assinatura eletrônica que permitem inserir uma rubrica digital como o Projuris Contratos. 

A assinatura digital, por sua vez, é regulamentada e possui validade jurídica quando feita por meio de uma certificação emitida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).  

Para criá-la, é necessário obter um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora (AC), como a Projuris. Após isso, a assinatura pode ser inserida em documentos digitais utilizando softwares específicos, como o Projuris Contratos ou o próprio sistema de assinaturas do governo federal (Gov.br).  

Esse método garante autenticidade e proteção contra falsificações, tornando-se ideal para contratos e transações oficiais. 

Modelos de rubricas e assinaturas 

Uma rubrica ou assinatura geralmente é criada a partir da variação do próprio nome, para isso, alguns modelos podem ser adotados: 

Para assinatura: 

• Nome + iniciais; 

• Nome completo; 

• Nome completo mais iniciais com uma delas em destaque;  

• Primeiro nome + um dos sobrenomes.  

Para rubrica: 

• Apenas o primeiro nome; 

• Iniciais do nome completo; 

• Inicial do primeiro nome estilizada;  

• Todas as iniciais estilizadas. 

Assinatura e rubrica podem ser iguais? 

Embora não haja uma proibição formal para que assinatura e rubrica sejam iguais, essa prática não é recomendada. A principal razão é a diferenciação funcional entre ambas: a assinatura é usada para validar expressar a manifestação de vontade do signatário, enquanto a rubrica é uma forma simplificada ,utilizada para autenticar páginas intermediárias.  

Se ambas forem idênticas, pode haver confusão na interpretação do documento, especialmente em casos de contestação jurídica ou necessidade de perícia grafotécnica. 

Rubrica e assinatura digital: como funciona? 

A rubrica digital e a assinatura digital são formas de autenticação de documentos eletrônicos, mas possuem diferenças significativas em termos de validade jurídica e segurança. 

A rubrica digital funciona como uma versão eletrônica da rubrica manuscrita, sendo usada para validar páginas intermediárias de um documento digital. Ela pode ser feita de três formas principais: 

• Imagem digitalizada: O usuário escreve a rubrica em papel, digitaliza e insere no documento eletrônico. Esse método tem baixa segurança, pois pode ser facilmente copiado. 

• Rubrica vinculada a um certificado digital: Algumas plataformas permitem vincular a rubrica a um certificado digital ICP-Brasil, tornando-a mais segura e juridicamente válida. 

Já a assinatura digital tem seu funcionamento baseado em criptografia assimétrica e no uso de um certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) como a Projuris.  

Quando um usuário assina digitalmente um documento, um código único é gerado e vinculado ao conteúdo do arquivo, garantindo sua autenticidade e integridade. Isso significa que qualquer alteração no documento invalida a assinatura, protegendo-o contra fraudes. 

Diferença entre rubrica digital e assinatura digital 

A principal diferença entre rubrica digital e assinatura digital está na validade jurídica e nível de segurança, além do uso. A rubrica digital, dependendo do método utilizado, pode ser facilmente falsificada e não tem validade legal plena.  

Já a assinatura digital é altamente segura, pois é criptografada e vinculada a um certificado digital emitido por uma entidade reconhecida. No uso, a rubrica digital assim como a física é usada nas páginas intermediárias enquanto a assinatura valida a vontade da parte no documento.  

Projuris Contratos com assinador digital para rubrica e assinatura 

O Projuris Contratos é a solução de gestão de contratos da Projuris, plataforma de inteligência legal que conta com assinador digital próprio ou integra o que você já usa. 

Em um só software, crie, rubrique, assine e gerencie seus contratos com automações que otimizam a rotina do gestor de contratos. 

Ao selecionar um novo documento para o fluxo de assinatura, opte por apenas rubricar ou também inserir assinatura eletrônica ou digital. Assinatura eletrônica será validada por token no e-mail já a digital é feita com uso de certificado digital A1 ou A3, também emitido pela Projuris. 

Depois de assinado o contrato é automaticamente armazenado no sistema de gestão.  

Conheça mais sobre o Projuris Contratos e como usá-lo para assinaturas e rubricas digitais!  

Perguntas frequentes

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