Uma advogada, cinco Estados: a diferença que um software jurídico faz

Na rotina jurídica da advogada Juliana Rodrigues de Souza, o mês se divide em dois e o escritório se fragmenta em cinco. E um software jurídico tem papel essencial na sua rotina de um escritório digital.

Nos primeiros 15 dias, ela despacha em Florianópolis, sua cidade natal e onde está sediado o escritório físico em sociedade com um amigo. Nos outros 15, divide seu tempo entre o Rio de Janeiro, São Paulo, Curitiba e Recife, onde fica metade de seus clientes – e, muito em breve, deve incluir também Brasília nesse grupo. Se ela se divide em três regiões do país, seus processos estão concentrados em um só lugar. E é só assim que ela consegue dar conta da rotina: com a ajuda de um software jurídico.

Mudou a minha vida. Sem um sistema, o escritório jamais estaria crescendo como está.

Por causa dessa vida atribulada e dessa coleção de clientes espalhados pelo Brasil, Juliana vive na ponte aérea. Ela despacha do aeroporto, do Uber, do hotel, do restaurante, da sala de espera do cliente. Em um mundo que encurtou distâncias e acelerou a velocidade das informações, ela sabe que não dá mais para ficar presa à ideia de fazer tudo do escritório físico.

Pelo contrário.

O fato de estar quase sempre longe não a impede de acompanhar bem de perto a movimentação processual dos clientes. Todas as noites, independente de onde estiver, ela verifica, por exemplo, se há alguma atualização nos processos. Além disso, também aproveita para distribuir as tarefas para a equipe fazer no dia seguinte.

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Software jurídico ajudou no crescimento rápido do escritório

Juliana é advogada há quatro anos. Direcionou sua carreira ao empréstimo consignado e hoje presta consultoria jurídica para clientes empresariais. O escritório que mantém com o sócio, um advogado criminalista, é novo em Florianópolis: foi criado há pouco, em junho de 2018.

Em nove meses de atuação, no entanto, a banca mais que triplicou o número de ações judiciais. As cerca de 120 demandas que os dois tinham quando firmaram a sociedade, em 2018, já beiram os 500 processos. Toda essa quantidade, por exemplo, já fez ela e o sócio contratarem outras duas advogadas em Florianópolis. Além disso, Juliana tem outras duas profissionais que a ajudam com as audiências do Rio. Das 18 empresas que atende, mais da metade estão na Cidade Maravilhosa e, por isso, são mais de 20 audiências por mês.

O crescimento exponencial dos dois se explica basicamente por dois motivos: a propaganda boca a boca e o uso de um software jurídico, que os deixa livre para se concentrar quase que exclusivamente às necessidades dos clientes e à prospecção de novos. Sem isso, o progresso seria, por exemplo, bem mais lento.

Não tem como expandir o escritório sem um software jurídico. São tribunais diferentes, com sistemas diferentes, com particularidades diversas que demandam um certo tempo na hora de checar a movimentação de cada processo. Não temos esse tempo hoje, portanto. E a equipe não renderia tanto se tivesse que fazer tudo isso. Pelo sistema consigo, além disso, programar toda a minha agenda do mês e até do ano.

Escritório já faz uso de software jurídico desde o primeiro dia

Antes de começar a sociedade, Juliana trabalhou por três anos como advogada em um grande escritório de Florianópolis. Foi lá que conheceu o Direito Bancário, que a fascinou e mudou os rumos de toda a sua carreira. Isso porque, até então, ela investia todos os esforços para o Direito Penal. Nunca utilizou a pós-graduação que cursou na área.

Permaneceu naquele escritório até perceber que não tinha mais possibilidade de crescimento. Então, procurou um advogado individual para quem já realizava alguns atendimentos e propôs que os dois se associassem. Para ela, havia a segurança de um escritório já pronto. Para ele, a chegada de mais processos ajudaria a fortalecer a sua marca.

Nasceu, assim, a sociedade entre os dois. Era junho de 2018.

Junto com o novo negócio veio a contratação quase imediata de um software jurídico. Além do Direito Bancário, o trabalho anterior de Juliana também havia lhe apresentado a diferença positiva que um software jurídico trazia para a rotina dos advogados.

Os dois, então, pesquisaram e encontraram o PROJURIS ADV. Ficaram mais seguros ao perceber que ele era desenvolvido dentro da estrutura da mesma empresa que fornecia o software do Tribunal de Justiça de Santa Catarina. Sabiam que, se precisassem, o suporte não os deixaria na mão.

Então, quando o novo escritório abriu as portas, os processos já estavam todos cadastrados no novo software.

Fiz questão de investir em um software desde o primeiro dia do escritório. Eu já imaginava que o nicho de mercado que eu havia escolhido iria trazer muitos processos. E, portanto, eu não conseguiria ter braço suficiente para cuidar de tudo. E foi exatamente o que aconteceu. Se eu não tivesse ajuda da tecnologia, se tivesse que fazer sozinha o controle de prazos, tarefas, processos, movimentação, não conseguiria expandir como expandi em nove meses.

Primeira experiência

O sócio dela, que está na primeira experiência com o uso de um software jurídico, concorda. Quando ainda atuava como advogado individual, ele reservava um dia da semana só para conferir a movimentação processual nos tribunais respectivos. Fazia isso sozinho, manualmente, e levava um dia inteiro. Para ele, o resultado também logo apareceu: o número de clientes aumentou e as ações judiciais passaram a ter mais qualidade.

Posso dormir tranquilo sem perder prazo?, dizia ele nos primeiros dias.

Esse tempo de sobra para advogar com mais qualidade aconteceu para os dois. Em nove meses de sociedade, nenhum deles se dedicou mais do que alguns minutos para organizar a gestão do escritório. Tudo que envolve gerenciamento de prazos, tarefas e processos, por exemplo, está restrito exclusivamente ao sistema.

Isso, claro, dá mais tempo e mais liberdade para eles se dedicarem às causas que representam.

A gente só cresceu por conta do sistema. Eu não conseguiria estar em todos os Estados onde estou se não fosse por isso. Posso ir a qualquer lugar do Brasil que consigo fazer todos os despachos como se estivesse no meu escritório. E mesmo que algumas adversidades aconteçam, vez ou outra, o sistema já mostrou que consegue suprir. Certa vez, por exemplo, uma estagiária esqueceu de cadastrar um processo recém-peticionado. Mesmo assim, o PROJURIS ADV me alertou de um despacho no mesmo dia. Reconheceu o número da minha OAB, sem ela nem ter cadastrado tal demanda no sistema. Essa segurança faz toda a diferença, portanto.

“Devo otimizar pelo menos quatro horas por dia fazendo a gestão do escritório pelo sistema”

O sócio de Juliana tem um perfil mais apaziguador, de cuidado com o escritório físico. Para Juliana, então, sobra o papel comercial da sociedade. É ela quem visita potenciais clientes, faz o diagnóstico de problemas e prospecta novos.

Como está sempre na rua, o escritório praticamente vai com ela. Assim, a sociedade, aos poucos, se transforma em um escritório digital. O software jurídico tem um papel relevante nessa transição e também no fortalecimento da marca. Tanto ela quanto os advogados que ficam no escritório têm acesso à mesma documentação, no mesmo lugar. Não há necessidade de ficar enviando documentos por e-mail ou de usar pendrive, por exemplo. Tudo fica armazenado em um só lugar. E todo mundo sabe o que o outro está fazendo.

É assim que consigo ter mais tempo para atender mais clientes, captar mais conhecimento e fazer outras coisas no meu dia a dia, por exemplo, em vez de ter que ficar dependente do acesso aos sites do tribunal. Ganho pelo menos quatro horas por dia fazendo a gestão do escritório pelo PROJURIS ADV. Além disso, trabalho confiante e sem preocupação alguma com perda de prazos, audiências, ou compromissos, por exemplo. A nossa cabeça pode falhar, mas o sistema não.