Coletar dados, armazená-los, gerenciá-los, medi-los e a partir deles tomar decisões. No dia a dia pode passar despercebido, mas a essência do trabalho jurídico envolve dados. E um software jurídico – online ou não – pode ajudar com isso.
Antes de mais nada, contudo, é preciso entender quais tipos de software estão disponíveis no mercado. E, principalmente, compreender como eles armazenam os dados do seu departamento.
Qual a diferença entre software local ou software em nuvem? Um software jurídico online, hospedado em nuvem, é mais caro que o modelo tradicional? Como a LGPD impacta no modo como armazenamos os dados?
Escolher o melhor tipo de software jurídico em termos de eficiência, custo e, principalmente, segurança, é uma missão complexa. Mas, vamos simplificá-la aqui. Boa leitura!
Milhares de dados passam pela mão do jurídico corporativo todos os dias. E boa parte desses dados está armazenada junto às ferramentas que o departamento usa para fazer a gestão de todas as atividades – principalmente os software jurídicos.
O vazamento ou a perda de uma informação valiosa do jurídico acerta nuclearmente a empresa, e pode provocar um prejuízo considerável. Por isso, o local em que são armazenados os dados precisa ser seguro e confiável.
Na linguagem de T.I, esse local equivale à hospedagem de dados. Em última análise, trata-se de um servidor, ou seja, um equipamento de hardware capaz de rodar diferentes aplicações e armazenar um grande volume de informações.
Contudo, a preocupação vai além das condições técnicas de hospedagem. A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece as regras e condições em que se pode fazer o armazenamento e tratamento de dados. E, principalmente, as consequências para quem não toma os cuidados necessários. É o que veremos a seguir.
Desde agosto de 2021, é possível sofrer sanções por conta da Lei 13.709/18, conhecida também como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esse ordenamento regula todo o tratamento de dados pessoais no Brasil, incluindo também os dados digitais.
A definição de “tratamento de dados” cunhada na LGPD engloba uma série de processos. Por exemplo, a coleta, produção, processamento, eliminação, transmissão e, claro, o armazenamento desses dados.
Garantir a proteção dos dados pessoais e o direito à privacidade dos portadores de dados são princípios fundamentais dessa lei. E, desde fevereiro de 2022, por meio da EC 115/2022, a proteção de dados passou a ser direito fundamental e, portanto, cláusula pétrea da Constituição Federal (CF).
Assim, é dever de todo ente, inclusive aqueles privados, como as empresas, promover a proteção e segurança de dados. Por isso, é tão fundamental se preocupar com o modo como essas informações são guardadas.
O local em que os dados são armazenados, portanto, precisa:
Como veremos, a hospedagem de dados em nuvem pode ajudar a atender todos esses requisitos.
Na hora de escolher um software ou sistema jurídico, além de analisar as funcionalidades disponíveis na ferramenta, é possível que você tenha que decidir entre software local ou em nuvem.
Fundamentalmente, eles diferem no tipo de armazenamento de que fazem uso. Entenda, abaixo, o que é um software em nuvem e o que é um software local.
O software em nuvem é um modelo de hospedagem e armazenamento de dados que prioriza estruturas de servidores externas, isentando o comprador de preocupar-se com uma estrutura própria e interna.
A computação em nuvem – em inglês, cloud computing – também está baseada em servidores físicos, em última análise. Contudo, ao contratar um serviço de hospedagem em nuvem, a responsabilidade e os custos de manutenção passam a ser do fornecedor.
Para simplificar, pode-se dizer que as empresas fornecedoras de armazenamento em nuvem são especialistas em manter grandes data centers, com tecnologia de ponta e sem instabilidade ou indisponibilidade. Data centers são, portanto, abrigos onde esses servidores físicos estão instalados e conectados.
As empresas de cloud comercializam, portanto, espaço online nesses servidores. E, as aplicações que vão consumir esse espaço na nuvem – no nosso exemplo, o software – se conectam a ela por criptografia.
Existem centenas de empresas especializadas no armazenamento em nuvem. A Amazon é um exemplo disso e é também a fornecedora que usamos para fazer a hospedagem do Projuris, nossa plataforma de inteligência legal.
Além disso, neste modelo, geralmente quem contrata espaço na nuvem paga apenas pelo que é utilizado. Você não precisa, então, manter uma estrutura de servidores completa para usar apenas 50% da capacidade deles, por exemplo. Isso torna ainda mais barata a hospedagem em nuvem.
Um software local é aquele cuja base é um servidor físico próprio, mantido por uma equipe interna. Geralmente, essa hospedagem física está baseada nas dependências da própria empresa.
Como qualquer estrutura de servidor, aquele que vai armazenar seu software local deve cumprir uma série de requisitos de infraestrutura e segurança. No nível da estrutura, é necessário manter redundância de energia elétrica, por exemplo.
Já no âmbito da segurança, é preciso ter um espaço isolado na sede da empresa para manter os servidores. Assim, evita-se que ele seja acessado indevidamente, por pessoas não autorizadas. O local precisa, ainda, contar com um sistema de refrigeração e de prevenção a incêndios.
Esses cuidados aumentam consideravelmente o custo de um software local. Isso, desconsiderando os gastos relacionados à compra dos equipamentos em si, e à manutenção.
No final deste artigo, veja uma simulação dos valores envolvidos na obtenção de uma estrutura de armazenamento de dados local.
A computação em nuvem é uma tendência em crescimento no mercado de tecnologia, e a pandemia da Covid-19 acelerou esse processo. Com modelos de trabalho, fornecedores e parceiros cada vez mais distribuídos, a nuvem ganhou ainda mais espaço.
De acordo com um estudo da Associação Brasileiras das Empresas de Software, realizado em 2021, 49% das empresas de grande porte – que já possuem data center próprio – fazem uso também de soluções em nuvem.
E os motivos que levam mesmo as gigantes a aderir a nuvem vão além da pandemia. Abaixo, confira três razões para considerar um software jurídico online.
A segurança talvez seja a característica principal da nuvem, pois sua metodologia de armazenagem é criptografada, ou seja, é simplesmente inacessível para agentes externos. Para dar um exemplo conhecido, o WhatsApp também utiliza o método. E é preciso entrar na justiça para ter acesso às conversas trocadas dentro dele, por exemplo, pois a sua barreira de segurança é intransponível.
Enquanto um software local pode exigir que você se conecte apenas em máquinas e ambientes específicos – como no computador da sua empresa – com o armazenamento em nuvem, é possível fazer isso de qualquer lugar.
Assim, trabalhando de casa, pelo celular ou durante viagens, você não perde seu acesso ao sistema. Todos os dados – de contratos, processos, publicações, atividades, entre outras – ficam disponíveis 24 horas por dia.
Muitos podem julgar que o armazenamento em nuvem é sempre mais caro que uma hospedagem convencional. Mas isso não é verdade. Ao colocar na ponta do lápis todos os custos com equipamentos, profissionais e manutenção você verá que o software local excede em muito o gasto com armazenamento em nuvem.
A seguir, simulamos o custo de uma estrutura de servidores próprios para hospedar um software jurídico. Veja o comparativo.
O valor da hospedagem em nuvem é talvez a preocupação mais notável entre gestores que planejam contratar um software jurídico. Mas essa visão, muitas vezes, desconsidera todos os custos envolvidos na criação e manutenção de uma estrutura própria.
Por isso, vamos fazer uma simulação para demonstrar quanto em média armazenamento local.
Para que sua empresa armazene os dados do software, ela precisará começar pelos servidores físicos. Orçamos um servidor com capacidade técnica para suportar um grande volume de dados, realidade de médias e grandes empresas, o PowerEdge T330 da Dell.
Seu custo é de aproximadamente R$ 9.000,00. Neste caso, são necessários pelo menos dois servidores Power Edge. Assim, caso um deles apresente algum problema técnico – instabilidade, necessidade de manutenção – sua empresa tem redundância. Ou seja, não fica parada. Apenas os dois servidores somam, portanto, R$18.000,00.
Para que o servidor funcione, precisaremos de outros componentes que formam a estrutura completa. Vejamos:
Em termos de estrutura, portanto, a empresa gastaria mais de R$ 50 mil apenas em equipamentos e energia elétrica. Mais precisamente, os valores acima somam R$54.194,05.
Considere ainda que o preço desses equipamentos varia conforme o mercado internacional. No momento em que elaboramos esse orçamento, o dólar estava cotado a R$5,18. Variações na taxa de câmbio podem afetar o preço desses itens.
Ademais, será necessário ter um funcionário para garantir que as informações mais preciosas da empresa se mantenham seguras 24 horas por dia, 7 dias por semana: um profissional de T.I com nível mínimo pleno. Ele precisa ter a responsabilidade e o conhecimento suficiente para o ofício.
A depender da quantidade de informação armazenada, pode ser também necessário um segundo profissional: um Database Administratior (DBA). Ou seja, um especialista em banco de dados.
Vejamos, então, a média salarial desses profissionais:
Se você contratar apenas um TI, já serão mais R$60.552,00 em salário, ao longo de um ano. Somando-se o profissional mais a estrutura e equipamentos, são mais de R$110.000,00 anuais.
Cabe lembrar que, no nosso exemplo, não consideramos os custos de manutenção desses equipamentos, tão pouco levamos em conta taxas, impostos ou obrigações trabalhistas.
Assim, fica provado que, além da segurança e da mobilidade proporcionadas pela adoção do armazenamento do seu software jurídico em nuvem, a economia também é um diferencial.
Ficou curioso para conhecer como funciona um software jurídico em nuvem? Além de arquivar suas informações no lugar mais seguro do mundo, o Projuris ainda ajuda a organizá-las com mais de 94 tipos de relatórios, além de inteligência artificial para melhor tomada de decisão.
Então, agende já uma demonstração.
Para colocar uma aplicação – como um software jurídico – em nuvem, você vai precisar de um fornecedor de cloud. Isto é, uma empresa especializada, que mantém data centers de alta disponibilidade e aluga espaço na nuvem dos seus servidores. Existem centenas de opções nesse mercado, incluindo alguns grandes players, como a Amazon.
A hospedagem na nuvem é um serviço de computação, por meio do qual é possível armazenar dados e aplicações, sem que elas estejam atreladas a um único servidor físico. O acesso à nuvem se dá por meio de criptografia, um sistema que garante a segurança dos dados hospedados ali.
O custo de um data center varia conforme o volume de dados que precisará ser hospedado e processado ali. Além de um ou mais servidores, seu data center vai precisar de switches, firewalls, racks e uma série de outros equipamentos. Também será necessário ter energia elétrica e um sistema de refrigeração. Por isso, mesmo data centers simples podem custar mais de R$50 mil.
Diante do exposto, fica claro que a contratação de um software jurídico online – ou a migração do seu software atual para uma opção em nuvem – pode ser vantajosa em termos econômicos.
Ademais, com o advento da LGPD, a proteção de dados se tornou um tema chave nas empresas – muitas vezes pautado pelo departamento jurídico. Por isso, mais do que nunca, esse setor não pode ficar para trás.
Independentemente da opção escolhida, portanto, tenha sempre a segurança dos dados jurídicos como prioridade.
