Conheça as diferenças no fluxo de trabalho com e sem o uso de um software para contratos, veja como escolher o melhor sistema de gestão de contratos para sua empresa e entenda se já é hora de investir em um.
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À medida que a gestão de contratos vai se tornando uma preocupação nos departamentos jurídicos, também os softwares para gestão de contratos vão ganhando espaço.
O Censo Jurídico 2022, pesquisa que entrevistou advogados em todo o Brasil, mostrou que a gestão de contratos é a terceira maior preocupação desses profissionais. 38% deles disseram que já precisam lidar com mais de 500 contratos ativos.
Entretanto, você sabe o que muda no dia a dia do advogado corporativo quando ele adota um sistema de gestão de contratos? E, mais, sabe como identificar se já está na hora de a sua empresa optar por essa solução?
Abaixo, trazemos alguns pontos de atenção que podem lhe ajudar a entender como funciona a gestão de contratos com – e sem – um software para contratos. E, sobretudo, a descobrir o que não pode faltar na hora de escolher um sistema desse tipo.
O que é um software para gestão de contratos?
Um sistema ou software de contratos é um programa de computador capaz de colaborar no gerenciamento digital de todas as etapas do ciclo de vida de um contrato. Isto inclui etapas iniciais, como a solicitação de elaboração de uma nova minuta, até fases avançadas, como a negociação de renovação de contratos vigentes.
Software, por definição, é um conjunto de códigos e aplicações que forma um mecanismo digital facilitador para o registro e controle de informações e fluxos.
Hoje, empresas de todo o tipo e tamanho usam softwares. Para gerir a frota de uma empresa de logística, a produção de uma indústria, o manejo de uma lavoura: os softwares perpassam a cadeia produtiva.
Nos softwares para gestão de contratos, o foco é necessariamente facilitar, agilizar e dar mais segurança para para todas as atividades e responsabilidades relacionadas ao ciclo de vida de um contrato.
Do momento em que o setor comercial solicita que o jurídico redija um contrato, até o ponto em que esse contrato, um ano depois, precisa ser renovado: todas as operações contratuais precisam ser contempladas num software para contratos.
Qual a diferença entre um software para contratos e uma planilha?
Não se deve confundir softwares para contratos com planilhas de gestão de contratos ou repositórios de documentos. Ou mesmo, com ferramentas de assinatura digital.
O departamento jurídico, pode, por exemplo, manter uma listagem de todos os contratos em uma planilha. E, ao mesmo tempo, armazená-los num serviço de nuvem ou numa pasta compartilhada no servidor. E, em terceiro lugar, usar ainda um serviço para assinaturas eletrônicas.
A combinação dessas ferramentas – planilhas, nuvens e ferramentas de assinatura – pode colaborar na digitalização do acompanhamento dos contratos da empresa. Mas, certamente, não unifica nem automatiza as responsabilidades.
Controles paralelos e ações manuais seguirão sendo necessários. E-mails ainda farão parte do fluxo e algumas informações poderão se perder nesse processo.
Por isso, embora planilhas e nuvens cumpram um importante papel em muitas empresas, com a escalada da operação e a massificação dos contratos, esses recursos podem não ser suficientes.
Leia mais sobre como fazer a gestão de contratos, aqui.
Para que serve um software de contratos?
Um ssistema para gestão de contratos pode impactar em diferentes demandas relacionadas a todo o ciclo de vida de um contrato. Listamos, abaixo, alguns objetivos que só podem ser alcançados com um bom sistema de gestão de contratos.
Se os objetivos abaixo são necessidades – ou metas – da sua empresa atualmente, ou virão a ser uma preocupação no futuro breve, um software pode ser a melhor solução.
– Para gerir contratos em massa
Quantos contratos sua empresa tem hoje? E quantas pessoas, no seu departamento jurídico, estão dedicadas a fazer a gestão desses ativos?
O Censo Jurídico 2022 perguntou a advogados corporativos de todo o Brasil qual atividade toma mais tempo dos departamentos jurídicos. A gestão de contratos foi o terceiro motivo mais citado e já é a principal demanda em quase 16% dos departamentos pesquisados.
Como se sabe, à medida que uma empresa cresce, cresce com ela o volume de contratos empresariais a serem gerenciados. Por isso, se na sua rotina jurídica os contratos ainda não estão no topo da lista de preocupações, é possível que eles alcancem esse patamar dentro de algum tempo.
Nesse cenário, a melhor maneira de evitar falhas na gestão de um grande volume de contratos é concentrando a ação humana no nível estratégico – e deixando que a tecnologia cuide das tarefas repetitivas.
Significa, portanto, que quanto maior o número de contratos, maior será a necessidade de voltar o trabalho da sua equipe para a avaliação das cláusulas mais delicadas, ou para a negociação de condições com clientes internos e externos.
Num contexto de grande volume, portanto, tarefas como o preenchimento de modelos de contrato por meio de um “copia e cola”, ou o acompanhamento manual de planilhas de prazos, acabarão por ficar a cargo das soluções tecnológicas – como os softwares.
– Para diminuir os custos operacionais com a gestão de contratos
Acima, abordamos a dificuldade de fazer a gestão em massa, sem um software para contratos. Mas essa tarefa não é impossível.
Você pode gerir um grande volume de contratos, na casa das centenas ou milhares, sem um software. Mas o valor investido na manutenção de uma equipe de profissionais qualificados para fazê-lo será muito superior àquele investido num software.
Além dos custos com pessoal – remuneração, encargos trabalhistas, equipamentos – há um outro tipo de custo que a sua empresa pode reduzir, com o uso de um software adequado à gestão de contratos.
Estamos falando do custo operacional gerado pela demora na confecção e assinatura dos contratos. Ou ainda, do custo gerado pela perda de um prazo de renovação.
Portanto, o ganho em celeridade e aumento de produtividade da equipe são algumas das maneiras pelas quais um software para contratos pode contribuir com as finanças da empresa.
– Para aumentar a segurança dos dados de contratos
A Lei Geral de Proteção de Dados fez da segurança de dados um dos temas mais cruciais para a gestão de uma empresa. E com o advento das possibilidades de sanção às companhias a adequação tornou-se urgente.
A adoção de um software, nesse cenário, contribui para a unificação de todos os dados em um único local, com registro e controle de acesso.
Além desse histórico, softwares online tem outra vantagem: são criptografados. Isso dificulta o acesso de terceiros ou pessoas não autorizadas
E, por fim, também torna-se mais simples cumprir as diretrizes de tratamento de dados da LGPD. Dentre elas, anonimizar, eliminar ou bloquear os dados pessoais.
Com um sistema para a gestão de contratos, portanto, os dados de clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros deixam de circular por plataformas paralelas – e-mails, chats, planilhas – e ficam seguros em um único local.
– Para garantir a continuidade da operação da empresa
Erros de renovação em contratos podem comprometer o dia a dia operacional da sua empresa? Irregularidades nesses documentos podem gerar multas ou resultar num passivo que comprometeria as finanças da organização? A operação da sua companhia depende da organização e do controle sobre os contratos ativos?
Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for sim, é hora de considerar a adesão a um modelo de gestão de contratos baseado em softwares.
Mas, para além de manter a continuidade da operação no dia a dia, a boa gestão de um número significativo de contratos também tem um peso no futuro da empresa.
Organizações que conseguem gerir e controlar os ativos contratuais estão mais preparadas para crescer de forma orgânica, receber ou fazer investimentos e escalar a operação.
Gestão de contratos com e sem software: quais as diferenças
Como vimos, aderir a uma tecnologia para controle dos contratos é uma maneira de reduzir custos e tempo,além de garantir a segurança dessa gestão.
Melhor ainda quando o software para contratos está integrado com todas as outras atividades do departamento e com os outros setores também. E se as vantagens de um software para contratos ainda não estão bem claras, ilustramos para você.
Contudo, como saber quando chegou a hora de substituir esses controles por um software de gestão para contratos? E, até quando uma empresa pode seguir gerenciando contratos sem um software? Eis o que abordaremos a seguir.
Quando investir em um software de gestão de contratos? 5 sinais
Ao decidir por utilizar um software para contratos, a empresa está fazendo pelo menos dois investimentos. O primeiro é o investimento financeiro, na aquisição das licenças de software.
O segundo, é um investimento de tempo. Trata-se do tempo que será necessário para escolher o melhor software. Mas, também, do tempo para provocar a mudança de cultura da equipe e adaptar seus processos, concentrando-os no sistema de gestão de contratos.
Assim, como saber se é hora de investir em um software para contratos? Abaixo, listamos 5 dificuldades comuns encontradas em empresas que não utilizam softwares de contratos – e que um sistema desse tipo poderia resolver.
1. Minutas sem padrão e erros na elaboração
A falta de padronização na elaboração é um problema recorrente em departamentos jurídicos que não tem uma biblioteca jurídica integrada a um software. Isso ocorre porque, mesmo que padrões de cabeçalho, rodapé, fontes e mais sejam estabelecidos, ainda é comum que cada assistente, analista ou estagiário use um modelo próprio.
Os erros na elaboração, neste contexto, contemplam, por exemplo:
- erros de digitação em dados variáveis do contrato: com um software para contratos, como o Projuris Contratos, essas variáveis podem ser preenchidas de modo automático, a partir do que foi previamente cadastrado no sistema;
- lacunas em campos-chave: muitas vezes, os elaboradores dos contratos podem não ver uma lacuna de dados a serem preenchidos, por ausência de sinalização dessa lacuna no modelo de contrato utilizado;
- ausência de cláusulas essenciais: ao usar modelos salvos em diferentes plataformas, é possível que sejam aprovados contratos que ainda não tem alguma cláusula padrão, incluída mais recentemente no modelo-padrão.
2. Demora excessiva nos processos de revisão, aprovação e assinatura
Infelizmente, ainda é comum encontrar empresas em que mesmo um contrato simples, com apenas 3 assinadores, leva algumas semanas para ser contruído. Isso porque, muitas vezes, todo o processo de revisão e aprovação da minuta é feito por meio de trocas de e-mail.
Ao atingir o ponto em que pode receber as assinaturas, esse mesmo modelo de gestão apresenta dificuldades no controle de aspectos básicos, como:
- quais assinadores ainda precisam ser acionados?
- qual(is) assinadores estão tomando mais tempo, no processo de assinatura?
- em qual etapa o contrato está parado?
3. Frequente perda de prazos de renovação
Em departamentos jurídicos ou de contratos que usam apenas planilhas de controle, para monitorar os prazos contratuais, é comum que datas-chave sejam perdidas. Isso ocorre, porque há necessidade de monitoramento manual das datas, assim, basta uma pequena distração para que um prazo seja esquecido.
Outro problema comum na gestão de contratos por planilha ocorre quando, apesar de haver conhecimento do prazo, os procedimentos de renovação não são disparados com a necessária antecedência.
Em um software de contratos, como o Projuris Contratos, é possível agendar eventos e disparar tarefas, a partir de notificações de prazo.
4. Dificuldade no controle de obrigações e exigiveís
Ao gerir contratos com a ajuda de planilhas ou outras ferramentas descentralizadas – e não especializadas – é recorrente a falta de controle sobre obrigações e exigíveis associados aos contratos. Muitas vezes, o descumprimento só é notado após certa passagem de tempo, o que pode acarretar em problemas operacionais e legais para a empresa.
Em casos extremos, a falta de controle sobre as obrigações firmadas em contrato pode levar, até mesmo, à judicialização de conflitos que poderiam ser evitados com o correto monitoramento.
5. Insegurança no armazenamento dos contratos
A Lei Geral de Proteção de Dados aumentou o nível de exigência sobre a segurança do armazenamento de dados, nas organizações. Ao guardar os contratos em servidores, nuvens não especializadas ou arquivos físicos, a empresa pode não ter garantia do histórico de acesso a cada documento.
Outras questões, como a cópia e transferência desses documentos, também ficam sub-protegidas. E, assim, cria-se um cenário de insegurança na gestão de dados pessoais nas empresa.
6. Ausência de dados e indicadores precisos sobre os contratos
Muitos departamentos jurídicos geram gráficos a partir de planilhas, para manter indicadores internos. Embora essa seja uma boa forma de dar os primeiros passos nesse mundo, a limitação imposta pelas planilhas não permite que os gestores realmente pratiquem a gestão baseada em dados.
Logo, além de não ter uma visão global dos dados, os gestores ainda terão acesso a um escopo limitado de indicadores. Algumas áreas, como o controle de produtividade, ficarão prejudicados.
Como escolher um sitema de gestão de contratos?
Na hora de escolher um sistema para gestão de contratos online, é essencial checar se algumas funcionalidades básicas estão presentes no software selecionados. Isso porque, sem certas funções, sua empresa não conseguirá obter todos os benefícios dessa tecnologia – que já foram mencionados ao longo deste artigo.
- Mecanismos para criação de documentos e armazenamento de modelos-padrão
- Fluxos de trabalho para revisão e aprovação de minutas
- Funcionalidades de assinatura digital
- Armazenamento de contratos em nuvem, com histórico de acessos
- Pesquisa facilitada na sua base de contratos
- Recursos para controle de exígiveis e obrigações
- Notificações de prazo
- Extração de relatórios e acompanhamento de métricas em tempo real
1. Mecanismos para criação de contratos e armazenamento de modelos-padrão
Um bom software de gestão de contratos online permite que você crie e edite suas minutas dentro do próprio sistema, sem necessidade de salvá-las a parte, para poder editá-las em seu computador.
Além de um editor próprio para que você faça as alterações pertinentes em cada versão do contrato, sistemas avançados também contam com preenchimento automático de variáveis. Isto é, campos como nome da parte, endereço, CNPJ e outros podem ser completados pelo sistema, sem necessidade de digitação humanada.
Abaixo, você pode ver como funciona uma ferramenta de criação de documentos em um software para gestão de contratos – neste caso, o Projuris Contratos.
2. Fluxos de trabalho para revisão e aprovação de minutas
Um bom software para contratos deve facilitar o processo de revisão e aprovação de uma minuta – que costuma envolver uma série de profissionais e muitas trocas de e-mail.
Mas, como um sistema para contratos colabora nessas etapas? Cada tecnologia vai empregar estratégias próprias. Aqui no Projuris, é possível definir roteiros de revisão e aprovação para cada tipo de contrato. Assim, a depender de certos gatilhos – como valor do contrato, tipo ou objeto – uma série de aprovadores pode ser acionada.
Também é possível estabelecer uma ordem nesse fluxo de aprovação – certos gestores verão a minuta primeiro, por exemplo.
E, não menos importante, é possível deixar de lado grandes trocas de e-mail. No Projuris Contratos, os e-mais são substituídos por trocas de mensagens na Central de Colaboração. Ao abrir uma colaboração para um determinado contrato, você pode notificar pessoas (inclusive sem login no sistema), para que vejam o documento, façam sugestões, e assim por diante.
3. Funcionalidades de assinatura digital
Um bom software de contratos precisa permitir que suas minutas sejam assinadas digitalmente. Também devem oferecer opções para manter a assinatura híbrida ou física – já que, como é sabido, contratos administrativos, por exemplo, ainda podem exigir assinatura em papel.
Muitos sistemas de gerenciamento de contratos disponibilizam ferramentas de assinatura própria, mas em alguns deles também é possível integrar com grandes players de assinatura disponíveis no mercado. É necessário avaliar qual dessas opções melhor atende às necessidades do seu negócio.
4. Armazenamento de contratos em nuvem, com histórico de acessos
Na hora de escolher um software para contratos, é fundamental entender como esse sistema armazena e faz a guarda dos seus documentos. Softwares em nuvem são uma ótima opção para garantir armazenamento seguro e facilitado aos seus documentos.
Além disso, recomenda-se checar como é feito o controle de acessos aos seus contratos. Manter logs para acompanhar o que cada usuário visitou e editou é fundamental para manter seu banco de documentos seguro.
5. Pesquisa facilitada na sua base de contratos
Encontrar um contrato em sua base de documentos pode parecer uma tarefa simples, mas muitos gestores ainda encontram dificuldade. Por isso, ao optar por um determinado sistema de gestão de contratos, certifique-se de que ele possui um bom sistema de busca.
Isto é, garanta que ao buscar por uma palavra-chave, tipo contratual, ou nome da parte, você realmente conseguirá encontrar todos os documentos relacionados, rapidamente.
No Projuris Contratos, por exemplo, é possível adicionar palavras-chave específicas a cada um de seus contratos, facilitando buscas futuras – como a pesquisa por contratos sigilosos, por exemplo.
6. Recursos para controle de exígiveis e obrigações
É comum que cada contrato esteja vinculado ao cumprimento de certas obrigações, ou a apresentação de certos exigíveis – como comprovantes de pagamento, pareceres técnicos ou relatórios. E, ao escolher um software para gerenciamento de contratos você precisa garantir que essa solução vai ser capaz de lhe ajudar no monitoramento desses pontos.
Idealmente, seu software para contratos deve ser capaz de lhe notificar quando um contrato atinge certa etapa que exige exígivel. E, deve também permitir que você recolha e armazene os documentos relacionados ao cumprimento dessas obrigações. Assim, tudo fica salvo em um único local.
7. Notificações de prazo
Contratos geralmente contam com prazos associados. Há prazos de execução de certas obrigações, mas também prazos de vigência e renovação. Por isso, um bom software de contratos deve ser capaz não apenas de registrar esses prazos, mas também de enviar notificações e alertas preventivos.
Assim, ações podem ser tomadas, e tarefas podem ser disparadas, com a aproximação de certas datas-chave para o contrato.
8. Extração de relatórios e acompanhamento de métricas em tempo real
Uma das maiores vantagens de centralizar toda a gestão contratual em um software Contract Lifecycle Management (CLM) é concentrar todos os dados da sua operação em uma única plataforma, permitindo que você faça análises de dados mais profundas e assertivas.
Mas, para que a gestão de contratos baseada em dados realmente se torne uma realidade, o sistema de gerenciamento de contratos escolhido precisa dispor de ferramentas nativas de exportação de relatórios. Idealmente, também deve oferecer possibilidades de visualização de dados em tempo real.
Um exemplo de como os dados sobre seus contratos podem ser úteis aparece na imagem abaixo. Em uma única tela, você pode visualizar rapidamente seus contratos por status, entender quais meses apresentaram maior volume de novos contratos, entre outras análises. Essa é uma visualização disponível no Projuris Contratos. Para ver como funciona, agende uma chamada rápida.
Leia também:
Qual o melhor software para contratos do mercado?
Existe uma ampla gama de softwares de contratos no mercado. Se você está procurando uma opção com credibilidade e experiência, pode experimentar o Projuris Contratos.
O Projuris Contratos é desenvolvido pela Projuris, do Grupo Softplan – um dos maiores players de tecnologia para o jurídico na América Latina.
Mais de 700 grandes empresas já usam os sistemas da Projuris para gerir contratos, procurações, processos judiciais, e muito mais.
Enquanto plataforma, o Projuris Contratos permite que você gerencie todas as etapas do ciclo de vida de um contrato – desde o recebimento da solicitação de análise de uma minuta, até seu armazenamento e renovação.
Empresas com mais de 10 mil contratos ativos já usam o Projuris para gerir os seus contratos. E, elas conseguiram reduzir o tempo de análise desses documentos em até 42%. Confira como funciona, teste o Projuris Contratos agora.
Exemplo de sucesso: empresas têm apostado em softwares para contratos
Se a sua empresa ainda não usa um sistema para a gestão de contratos, talvez você esteja indo na contramão do mercado. No Censo Jurídico 2022, mais da metade dos advogados corporativos – precisamente 54% deles – disseram já usar algum software para gerir seus contratos.
É o caso da Arteris, uma das maiores companhias do setor de concessões de rodovias do Brasil. A gerente do departamento jurídico da companhia, Flávia Tâmega, disse que a empresa conseguiu reduzir metade do tempo da sua gestão de contratos com a solução da Projuris para Contratos.
Outro ganho obtido pela empresa com a adoção dessa plataforma, foi a possibilidade de acompanhar indicadores. Os relatórios disponíveis no Projuris Empresas se transformam numa poderosa ferramenta de gestão – e não apenas para o jurídico.
A experiência da Cerradinho Bio Energia SA a partir do gerenciamento de contratos pelo Projuris, é similar. É o que explica o Coordenador Jurídico da organização, Ronaldo Amorim, durante sua participação no podcast jurídico Juriscast.
Veja como a Cerradinho automatizou a gestão de todo o ciclo de vida dos contratos:
Conheça outras histórias de sucesso jurídico com uso das soluções da Projuris, aqui.
Perguntas frequentes
O que é um sistema de contrato?
Um sistema ou software de contratos é um programa de computador capaz de colaborar no gerenciamento digital de todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, incluindo etapas iniciais, como a elaboração e revisão de uma minuta, passando pela assinatura e guarda do documento, até a etapa de renovação dele.
Qual o melhor sistema de gestão de contratos?
O melhor sistema de gestão de contratos é aquele que reúne experiência e credibilidade na área, como o Projuris Contratos, que ajuda empresas com mais de 10 mil contratos ativos a gererim seus ativos de ponta à ponta.
Qual o objetivo de um sistema de contratos?
Um sistema de contratos deve ser capaz de oferecer gerenciamento e controle de todas as etapas do ciclo de vida dos contratos, digitalizando e agilizando a operação. Em última análise, um software desse tipo também pode servir para a redução de custos nas empresas.
Conclusão
Diante do exposto, está claro que a gestão de contratos é uma das principais responsabilidades do jurídico. Um atraso ou um descuido podem comprometer toda a empresa.
Além disso, como visto ao longo do artigo, nem todas as empresas podem precisar de um software, mas há alguns critérios que podem ajudar a tomar a decisão. Entender o fluxo, com e sem software, é outro ponto decisivo na escolha.
Por fim, se você gostaria de ver um software para contratos funcionando na prática, considere agendar uma demonstração.
Ficou interessado(a)? Então agende uma demonstração exclusiva para sua empresa.
Gostaria de uma demonstração do sistema para o módulo de contratos.
Olá Gabriela, foi um prazer falar com você. tenho certeza que poderemos ajudar muito sua rotina jurídica. Até breve!
Ótima reflexão, muito didático 🙂
Ótimo Post… Mostra claramente as vantagens ao utilizar uma ferramenta especializada na área jurídica.
No meu ponto de vista, contratos oferecem 3 grandes “problemas” para quem precisa gerenciá-los:
1) Modelos: É preciso ter uma base atualizada de modelos para evitar o trabalho de digitação, diminuindo assim erros e esquecimento de cláusulas importantes.
2) Consulta e armazenagem: É impossível consultar papeis cada vez que precisar tirar alguma dúvida sobre um contrato. É imprescindível te-los armazenados em um ambiente único, no qual seja possível localizar determinadas partes do texto deles.
3) Alertas: O controle das renovações e dos exigíveis quando feitos manualmente num excel acabam tomando MUITO tempo. É imprescindível ter uma ferramenta que apoie-me nestes 3 pontos.
O que pensam os nobres colegas?
Com certeza é muito importante ter uma ferramenta para auxiliar nas atividades da área jurídica.
Achei muito interessante, realmente fica complicado a gestão de contratos onde as informações ficam dispersas.
A questão de deixar as gestão das assinaturas dentro da ferramenta também é muito legal!
Ótimo conteúdo. A possibilidade de realizar a assinatura de contratos de forma digital, com certeza, facilita e agiliza a logística que um contrato tem dentro da corporação.
Muito legal o comparativo. Outro ponto importante é que, com a construção de uma minuta com variáveis definidas, o Projuris se encarrega de preencher essas variáveis, com dados das informações cadastradas nele, através do módulo de Requisições, facilitando assim a geração do documento de Contrato na integração dos dois módulos.
Uma publicação com um conteúdo importantíssimo! Com a tecnologia auxiliando a gestão da demanda em contratos, é cada vez mais visível a melhora no desempenho do departamento. Num mercado concorrido como o dos dias de hoje, faz-se necessário a utilização de um diferencial, e esse diferencial é o ProJuris.
Ótimo sistema.
A capacidade de criação de formulários ajuda muito na hora de realizar requisições, recolhendo todos os dados necessários e evitando a perda de informações.
Imagina receber todas as solicitações de contratos por e-mail!!!! Já se recebe tantos e-mails por dia!!
É imprescindível na rotina de qualquer departamento jurídico poder separar e controlar prazos de cada solicitação de maneira independente, sem depender de uma caixa de e-mail e podendo delegar a responsabilidade de cada solicitação de maneira independente.