Terceirização do Departamento Jurídico: Quando vale a pena?

Diferentes motivos podem levar uma empresa a terceirizar o departamento jurídico. Confira os principais deles e os benefícios que essa alternativa pode trazer.

Nos últimos anos, o departamento jurídico, seja ele interno ou terceirizado, deixou de ser visto como um setor burocrático e assumiu um papel mais estratégico dentro das organizações.

Com atividades que vão desde atender às requisições dos demais departamentos até o gerenciamento de contratos e processos judiciais, o setor jurídico precisa estar sempre atento às novidades do negócio e às atualizações legislativas.

Essa vasta gama de responsabilidades demonstra que nem sempre a melhor opção para a empresa é internalizar o departamento jurídico, surgindo, então, a alternativa de terceirizar algumas tarefas.

Mas quando a terceirização do setor jurídico vale a pena? Em quais situações ela deve ser buscada e quais os benefícios que ela pode trazer?

Neste artigo, abordaremos cada uma dessas questões. Confira!

O que é a terceirização de departamento jurídico?

Em regra, o departamento jurídico é um setor interno de uma empresa, com advogados contratados como funcionários, os quais exercem todas as atividades legais, processuais e contratuais da organização.

Mas, nem sempre esse é o caso, pois a empresa pode se deparar com situações em que se faça necessário contratar uma equipe terceirizada.

Desta forma, a terceirização do departamento jurídico consiste na contratação de advogados ou escritórios especializados, externos à empresa, aos quais serão delegadas atividades específicas do setor.

Como funciona a terceirização do departamento jurídico?

Quando a terceirização do departamento jurídico – seja ela total ou parcial – se fizer necessária, é preciso entender como esse processo funciona.

Inicialmente, a organização necessita encontrar um advogado ou um escritório especializado em atender o tipo de demanda em questão. 

Na sequência, iniciam-se os processos de negociação e contratação. Quando chegarem a um acordo, as partes assinarão um contrato de prestação de serviços e de pagamento de honorários advocatícios, nos quais estarão delineadas as tarefas e atividades que caberão ao profissional.

Normalmente, o ideal é que a empresa possua pelo menos um advogado contratado (funcionário), para atuar como ponte entre as demandas da organização e o escritório terceirizado. Ele também será responsável por distribuir as atividades para os terceirizados, conforme o caso.

Quando a empresa lida com questões contenciosas, é comum que a contratação do advogado ou escritório terceirizado seja formalizada para cada processo judicial delegado. Entretanto, não se descarta a possibilidade de contratação por “lotes de processos”.

Ainda no caso do contencioso, o profissional terceirizado passará a agir em nome da empresa dentro dos processos, peticionando em seu favor, participando de audiências, solicitando e prestando esclarecimentos, entre outras funções.

Já no caso de questões consultivas, o advogado ou escritório terceirizado atuará como consultor jurídico para as demandas estabelecidas em contrato. Pode se referir a um processo específico, à gestão de contratos, a questões trabalhistas e internas da empresa, entre outras.

Quais demandas do departamento jurídico podem ser terceirizadas?

Como visto acima, as demandas contenciosas e consultivas do departamento jurídico podem ser terceirizadas.

No caso de questões contenciosas, as demandas podem ser:

• Assumir um processo ou lote de processos, para atuar em nome da empresa, nas áreas cíveis, criminais, trabalhistas, tributárias, consumidor, bancárias, entre outras;
• Ajuizar ações novas ou peticionar dentro de processos já existentes, terceirizando petições desde iniciais, contestações, petições intermediárias e interposição de recursos;
• Comparecer a audiências de qualquer modalidade (mediação e conciliação, instrução e julgamento, oitiva de testemunhas, entre outras);
• Pagamento de taxas, emolumentos e custas processuais em nome da empresa, conforme acordado em contrato de prestação de serviços e honorários;
• Procedimentos administrativos no âmbito do Poder Público (Órgãos ambientais e fiscalizadores, Prefeituras, Estado, entre outros), bem como procedimentos tributários;
• Negociação direta, em nome da empresa, com as pessoas que contra ela litigarem.

Falando sobre questões consultivas, as demandas do terceirizado poderão:

• Parecer jurídico sobre algum processo judicial ou procedimento administrativo específico;
• Parecer jurídico sobre os processos da gestão de contratos da empresa, desde as minutas utilizadas até as etapas realizadas;
• Parecer jurídico sobre processos e questões trabalhistas;
• Parecer sobre a estruturação do departamento jurídico da empresa;
• Estruturação de normas, políticas internas e fluxos de compliance;
• Consultorias sobre demais áreas jurídicas que se relacionem com a empresa.

Desta forma, nota-se que, tanto em casos consultivos, quanto contenciosos, o profissional terceirizado poderá exercer diferentes atividades, mas sempre restritas ao que estiver disposto no instrumento de contratação.

Em quais situações o departamento jurídico costuma ser terceirizado?

Como se pode perceber, os advogados ou escritórios terceirizados podem desempenhar diferentes atividades e papéis em nome da empresa que os contratar.

Mas você sabe quais situações levam uma empresa a terceirizar o departamento jurídico?

Neste tópico, abordaremos as principais delas. Confira abaixo:

Profissionais especialistas

Escritórios e advogados especialistas já possuem uma ampla experiência e bagagem em uma determinada área e, certamente, saberão os melhores caminhos e soluções para o problema que sua empresa está enfrentando.

Além disso, muitos deles já atuam em demandas terceirizadas de outras empresas e, por isso, conseguem identificar facilmente o que precisa ser feito.

Contar com profissionais especializados é uma garantia para se executar um bom serviço contencioso ou consultivo, seja em áreas cíveis, trabalhistas, tributárias, ambientais, entre outras.

Como as áreas jurídicas sofrem mudanças legislativas constantemente, ter um advogado ou escritório especialista é uma ótima alternativa para não sofrer prejuízos e conseguir realizar ações e medidas necessárias a tempo.

Alto volume de demandas

Grandes empresas normalmente lidam com grande volume de processos e contratos.

Desta forma, ainda que tenha seu próprio departamento jurídico, muitas vezes esse volume alto de atividades pode comprometer a divisão e a organização das tarefas, tornando-se necessário a contratação de um escritório terceirizado especialmente para essa finalidade.

Essa motivação pode partir desde a necessidade de atuar em ações trabalhistas, cíveis ou de consumidor, como, também, para análise em grande escala de contratos,

sejam minutas ou acordos já em execução, arquivados ou finalizados.

Disponibilidade e cumprimento de prazos

Com um departamento jurídico terceirizado, não há que se preocupar com faltas, afastamentos ou atrasos de funcionários. 

A terceirização de profissionais garante que sempre tenha alguém à disposição para atender às necessidades da empresa, oferecendo suporte dentro do que foi acordado.

Isso é possível porque, mesmo que algum advogado do escritório terceirizado entre em férias ou se afasta, sempre haverá algum profissional para ser alocado e desempenhar a referida função, de modo que todos os clientes permaneçam sendo atendidos.

Desta forma, diante dessa disponibilidade constante, facilita-se o cumprimento de prazos das demandas, seja de processos judiciais ou demandas do contencioso que tenham data para iniciar e acabar.

Assim, um departamento jurídico pode buscar a terceirização tanto por uma questão de disponibilidade de profissionais, quanto para conseguir cumprir as atividades em dia, nos prazos designados.

Otimização da rotina

Outra motivação na hora de terceirizar um departamento jurídico diz respeito à otimização da rotina.

Isso pode acontecer por conta do grande volume de demandas contenciosas e consultivas, ou, então, por conta da existência de demandas mais complexas e morosas, que necessitem de um olhar especializado.

Assim, a terceirização surge como uma alternativa para facilitar o dia a dia do departamento jurídico da empresa, delegando situações de grande volume ou alta complexidade para os escritórios de advocacia terceirizados.

Falta de mão de obra

Nem sempre uma empresa contará com advogados especialistas de determinadas áreas em um departamento jurídico.

Ao se deparar com demandas muito específicas, cuja análise não pode suportar qualquer margem de erro, a terceirização pode ser a solução.

Além disso, a terceirização pode servir como alternativa caso a empresa não tenha condições de internacionalizar funcionários especialistas – afinal, são vários gastos com remuneração, encargos trabalhistas e previdenciários, férias, benefícios, entre outros.

Com a terceirização, é possível negociar o valor do serviço prestado, de modo que, no fim das contas, será mais vantajoso para a empresa contratar um profissional externo para realizar demandas pontuais, complexas ou específicas.

Quais são as vantagens de terceirizar o departamento jurídico?

Agora que já compreendemos as principais situações que levam uma empresa a terceirizar o departamento jurídico, é importante visualizar, também, as vantagens que esse tipo de delegação pode trazer. Confira abaixo:

Redução de custos

Conforme já mencionado, uma das vantagens da terceirização do departamento jurídico é a redução de custos da empresa.

Desta forma, a empresa não terá de internalizar os profissionais, não arcando, portanto, com suas despesas e obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Com a terceirização, a organização deverá apenas arcar com o valor contratado, seja ele mensal, trimestral, por demanda, ou outra forma acordada. Além disso, não terá de arcar com gastos de espaço, materiais, luz e internet, os quais ficarão sob responsabilidade do escritório contratado.

Outro ponto importante diz respeito à especialização dos profissionais, que também correrá às custas do escritório terceirizado. Assim, a empresa não se responsabilizará por cursos, atualizações e especializações para desenvolvimento pessoal dos profissionais terceirizados. 

A redução de custos proveniente da terceirização também alcançará empresas de nível estadual ou nacional, uma vez que as demandas judiciais podem ser ajuizadas em tribunais espalhados por todo o país. Desta forma, ao terceirizar as demandas para um escritório local, reduzem-se custos de viagens, hospedagens, alimentação e, claro, de tempo.

Foco no objeto principal do negócio

O objeto social de uma empresa – mais conhecido como seu objeto principal – pode envolver criação de produtos, distribuição ou comercialização, prestação de serviços, entre outros. 

Certamente, demandas contenciosas não fazem parte do seu objeto social.

Neste sentido, a terceirização de processos judiciais, por meio da contratação de um escritório de advocacia especializado, é uma alternativa para que a empresa possa concentrar os seus esforços na sua verdadeira finalidade, qualquer que seja.

Suporte qualificado

Outra importante vantagem obtida pela terceirização do departamento jurídico é a prestação contínua de suporte qualificado.

Normalmente, um escritório de advocacia conta com profissionais especializados em diversas áreas, capazes de trazer diferentes soluções para a empresa.

Em uma empresa, costuma ser mais difícil – e custoso – montar uma equipe em tempo integral com conhecimentos tão específicos.

Levando isso em conta, ao terceirizar serviços e demandas para escritórios advocatícios, a empresa terá à disposição (nos limites do que foi contratado) profissionais especialistas e constantemente atualizados com relação à legislação brasileira.

Sigilo

Outra vantagem que merece destaque está relacionada ao sigilo das informações empresariais.

Com a terceirização do departamento jurídico, a relação dos profissionais contratados com os demais funcionários da empresa se torna mais distante, uma vez que dificilmente terão contato direto com os outros setores.

Neste contexto, os profissionais terceirizados normalmente terão contato com o gestor jurídico da empresa ou outro responsável designado para trocar informações e documentos.

Com isso, informações sigilosas e de relevância para a empresa ficarão seguras, sem correr riscos de vazamento, mantendo o negócio da organização em segurança.

Como a terceirização do setor jurídico pode ser implementada?

Para implementar a terceirização do departamento jurídico em uma empresa, é preciso levar em conta alguns fatores.

O ponto inicial – e principal – para tomar essa decisão é avaliar as necessidades do departamento. 

Existe um grande volume de demandas? Existem demandas de alta complexidade e que necessitam atenção especializada? Existem processos ajuizados em pontos diversos do país? O volume de demandas é baixo o suficiente a ponto de não necessitar de um departamento jurídico interno?

Compreender o cenário jurídico da empresa é essencial para prosseguir às demais etapas.

Caso conclua que a terceirização seja necessária, passa-se ao segundo ponto de análise: qual escritório ou advogado contratar. Essa análise deve ser feita com base na necessidade do negócio, a qual você já mapeou anteriormente. 

Desta forma, facilita-se na hora de escolher qual profissional você deseja contratar para prestar os serviços jurídicos terceirizados.

Depois de analisar as opções e escolher o escritório terceirizado, chega o momento de realizar o contrato de prestação de serviços. Lembre-se de delimitar exatamente quais funções o escritório deverá realizar, quais demandas ou processos judiciais e administrativos deve responder, para que não haja dúvidas ao longo de sua atuação. E, claro, estipule de forma clara a forma de pagamento pelas atividades terceirizadas.

Com a contratação dos profissionais que atuarão como terceirizados jurídicos, inicia-se a efetiva prática do serviço delegado. 

Assim, chega-se à etapa final da implementação da terceirização do departamento jurídico: o acompanhamento e monitoramento da prestação de serviços. 

Mesmo que o objetivo da terceirização seja otimizar as tarefas do departamento e diminuir o volume de demandas, o gestor jurídico precisa estar em constante contato com a equipe terceirizada, para dar e receber feedbacks sobre os processos em andamento.

Esse contato é importante para ambas as partes, principalmente como forma de garantir a qualidade do serviço prestado.

Como um software jurídico pode te auxiliar na gestão da terceirização do setor?

Como você deve ter percebido, existem várias razões que levam uma empresa a terceirizar o departamento jurídico. Mas, independentemente de sua motivação, é preciso que haja facilidade e agilidade na troca de informações entre o responsável jurídico e a equipe terceirizada.

Uma das formas de fazer isso é por meio de um software jurídico.

Para melhor compreensão da utilidade de um software jurídico na gestão de escritórios terceirizados, elencamos abaixo as principais funcionalidades do Projuris Empresas. Confira!

Gestão financeira

Com o software jurídico adequado, é possível controlar todos os aspectos financeiros que envolvem a contratação de um escritório terceirizado.

Desta forma, o departamento jurídico controla todos os adiantamentos, custas e cobranças que foram realizadas ou que precisam ser feitas.

Além disso, também são administrados os prazos para que sejam feitos os pagamentos e as cobranças relacionadas à equipe terceirizada.

Provisão de Honorários

Outra funcionalidade do ProJuris para Empresas é a opção de determinar e distribuir os honorários dos advogados terceirizados, quando envolvidos com processos da empresa.

Essa ferramenta permite que o departamento jurídico provisione o valor referente aos honorários e à prestação de serviços, dando maior previsibilidade financeira ao setor.

Controle das atividades

Ao realizar a gestão dos escritórios terceirizados dentro do software jurídico, os usuários poderão cadastrar os dados e informações dos escritórios e advogados terceirizados, bem como as atividades que estão associadas a cada um deles.

Dentro do software, no módulo correspondente, o departamento consegue visualizar o andamento de processos que estão sob cuidados da equipe terceirizada, fornecendo-lhe maior controle sobre as atividades externas.

Perguntas frequentes sobre terceirização de departamento jurídico

Conclusão

A terceirização do departamento jurídico pode surgir a partir de diferentes necessidades da empresa. 

Seja por conta do grande volume de demandas, pela necessidade de uma análise especialista ou para otimizar as atividades do setor, a terceirização pode ser vista como uma ótima solução para tornar o departamento ainda mais estratégico.

Além disso, contratar uma equipe terceirizada pode trazer vários benefícios para o setor jurídico, desde a redução de custos até o suporte qualificado, o sigilo e o foco no objeto principal da empresa.

Ao optar pela terceirização, o departamento jurídico também pode contar com o auxílio de tecnologias como o software jurídico, para gerenciar atividades, cobranças e pagamentos de honorários e custas.

No mais, lembre-se sempre de avaliar o cenário da empresa e do setor jurídico, a fim de identificar a real necessidade de terceirizar as atividades advocatícias.

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