O aumento da conformidade legal das empresas, cada vez mais, depende da adoção de programas de compliance de contratos e de cláusulas de compliance nas empresas
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Desde a aprovação da Lei Anticorrupção, as empresas passaram a adotar políticas internas e códigos de conduta para garantir a conformidade de todos os setores. Popularizam-se medidas sociais, ambientais, de governança e termos como ESG e Compliance ganharam ainda mais espaço.
Um dos setores que precisou se adaptar foi o de gestão de contratos. Políticas de compliance de contratos (ou compliance contratual), e governança de contratos, passaram a ser preocupação dos gestores jurídicos.
Entretanto, você sabe como funciona uma política de compliance de contratos? Para além da inclusão de uma cláusula de compliance ou cláusula anticorrupção nos seus contratos, a governança contratual envolve uma série de medidas mais amplas. Para conhecê-las, siga conosco. E, boa leitura!
O que é o compliance de contratos?
O compliance de contratos (ou compliance contratual) é definido como um programa de conformidade aplicado ao setor de contratos, envolvendo as práticas utilizadas desde a negociação até a elaboração e armazenamento desse instrumento jurídico.
Mas, antes de pensar o que é compliance contratual, é preciso perguntar: você sabe o que é compliance? Falamos mais sobre a origem dessa palavra no nosso guia completo sobre compliance. Em suma, o termo vem da expressão inglesa to comply, que significa conformidade.
Assim, o compliance envolve agir de modo a garantir a conformidade legal. Ou seja, estar de acordo com a legislação, os regulamentos e políticas internas e externas que regem o negócio.
Quando se trata de compliance aplicado aos contratos, portanto, o trabalho vai no sentido de garantir a existência de cláusulas que protejam os interesses e direitos das partes, com o cumprimento das políticas empresariais e das obrigações contratuais.
É neste ponto que entra a necessidade de um programa de compliance. Por meio dele, a empresa evitará fraudes ou simulações nos contratos. Ou seja, impedirá que sejam realizados negócios que visem objetivos indevidos, ilegais ou antiéticos.
Logo, fica claro que o compliance de contratos é uma prática extremamente necessária para garantir que todas as negociações da empresa estejam em conformidade com as suas boas práticas e com a lei.
Continue seus estudos e leia mais sobre contratos empresariais!
Como é realizado o compliance contratual?
Como explicamos acima, compliance de contratos é muito mais do que apenas incluir cláusulas anticorrupção ou cláusulas de compliance – embora essas medidas sejam parte do processo, claro!
Para colocar em prática um programa de compliance no setor de gestão de contratos, é preciso ter em mente duas etapas. Vamos ver quais são essas etapas?
1. Fase pré-contratual
É o momento de escolher os seus fornecedores e de negociar com eles. Nesta fase, visando garantir o compliance do seu negócio, você deve analisar o histórico dos seus fornecedores, suas boas práticas, sua forma de relacionamento com terceiros, analisando, de modo geral, sua índole e sua ética.
Assim, você mantém a sua integridade nos relacionamentos contratuais e toda a negociação das cláusulas se torna mais prática e eficiente, pois os valores e condutas dos envolvidos convergem.
– Inclusão da cláusula anticorrupção ou cláusula de compliance
É também na fase pré-contratal que deve ser incluída uma cláusula de compliance em todos os contratos, fazendo menção à Lei Anticorrupção. Está é uma forma de garantir que as partes tenham ciência do que determina a lei e não incorram em condutas que caracterizem corrupção e/ou desvios ilegais.
Existem dezenas de maneiras de redigir uma cláusula anticorrupção. Um exemplo é o adotado pelo governo federal, que menciona inclusive tratados internacionais, conforme segue:
“As partes CONTRATANTES comprometem-se a observar os preceitos legais instituídos pelo ordenamento jurídico brasileiro no que tange ao combate à corrupção, em especial a Lei nº 12.846, de 1º de Agosto de 2013, e, no que forem aplicáveis, os seguintes tratados internacionais: Convenção sobre o Combate da Corrupção de Funcionários Públicos Estrangeiros em Transações Comerciais Internacionais (Convenção da OCDE) – promulgada pelo Decreto nº 3.678, de 30 de novembro de 2000; a Convenção Interamericana Contra a Corrupção (Convenção da OEA) – promulgada pelo Decreto nº 4.410, de 7 de outubro de 2002; e a Convenção das Nações Unidas Contra a Corrupção (Convenção das Nações Unidas) – promulgada pelo Decreto nº 5.687, de 31 de janeiro de 2006.“
A cláusula de compliance também pode – e deve! – fazer menção a todas as pessoas ligadas às partes do contrato, como no exemplo abaixo:
A [designação da parte] (i) declara, por si e por seus administradores, funcionários, representantes e outras pessoas que agem em seu nome, direta ou indiretamente, estar ciente dos dispositivos contidos na Lei nº 12.846/2013; (ii) se obriga a tomar todas as providências para fazer com que seus administradores, funcionários e representantes tomem ciência quanto ao teor da mencionada Lei nº 12.846/2013.
O mais recomendável é que cada empresa, ao redigir suas políticas de compliance, elabore também um modelo de cláusula anticorrupção padrão. Ou, ainda, cláusulas padrões para os tipos de contrato mais comuns (contratos de prestação de serviço, contratos trabalhistas, com parceiros, etc).
2. Fase contratual
É a fase que ocorre após a assinatura do contrato. Nesta etapa, a relação entre as partes está consolidada por meio de um instrumento jurídico e dá-se início ao cumprimento das cláusulas.
Para garantir o compliance, deve ser acompanhada a execução das cláusulas, o cumprimento dos prazos, a entrega dos objetos ou serviços contratados, etc.
Com essa fiscalização, mantém-se o padrão ético e de integridade do contrato e da relação em si.
Como o ESG e o compliance contratual se relacionam: cláusulas essenciais
ESG é a sigla para Environmental, Social and Governance. Na prática, trata-se de um conjunto de práticas voltadas para o meio ambiente, para a sociedade e para a governança de uma empresa.
O objetivo das organizações que aplicam ESG é ter essas três vertentes integradas nas condutas da empresa, de modo a promover desenvolvimento sustentável e maior transparência para com seus consumidores e investidores.
Agora, qual a relação entre ESG e compliance de contratos? O compliance de contratos visa garantir a conformidade contratual. Quando falamos em aplicar ESG aos contratos, estamos caminhando na mesma direção. O ESG pode ser garantido por meio de cláusulas, as quais serão incluídas, revisadas e/ou adequadas durante o compliance contratual.
Evidentemente, a ESG não se manifesta só na elaboração dos contratos, com a inclusão de cláusulas. Ela pode ser na garantida já na fase pré-contratual, com o estabelecimento de regras para a escolha de fornecedores e parceiros social e ambientalmente comprometidas.
Mas, voltemos às cláusulas para garantir ESG nos contratos. É hora de entender que cláusulas são essas, e como aplicá-las na prática, para fortalecer o compliance contratual. Vamos lá?
Exemplos de cláusulas ambientais em contratos
Aqui, estamos tratando do pilar Enviromental da sigla ESG. Nesse caso, o objetivo da inclusão de cláusulas ambientais nos contratos é reduzir os impactos ao meio ambiente, evitando o desperdício e o esgotamento de recursos naturais, identificando o desempenho atual (da empresa, dos fornecedores e parceiros) e implementando medidas para minimizar os riscos de cada atividade.
O ideal é escolher parceiros e fornecedores que já disponham de políticas ESG, com programas consolidades no nível ambiental. Nesses casos, o cláusula ambiental serve apenas para fortalecer o compromisso da contratada com a manutenção dessas ações.
Mas as cláusulas ambientais, quando falamos de compliance contratual, também podem servir para obrigar a outra parte a desenvolver ações de redução do impacto ambiental.
Vejamos, então, alguns exemplos de obrigações que podem ser firmadas por cláusulas ambientais:
- garantia de uso de materiais reciclados e/ou recicláveis na produção dos insumos e produtos fornecidos;
- garantia de realização de medidas compensatórias em prol do meio ambiente;
- garantia de uso de energias renováveis na empresa;
- garantia de tratamento de resíduos;
- garantia de utilização de biocombustíveis;
- garantia de conformidade da empresa perante órgãos ambientais, com os licenciamentos em dia;
Exemplos de cláusulas de Social
Quando falamos do pilar social do ESG, é possível acordar com os contratados uma série de ações. Neste caso, o foco está nos relacionamentos da empresa com todos os indivíduos envolvidos com ela, desde funcionários até fornecedores e compradores.
O objetivo com a inclusão desse tipo de cláusula de compliance contratual, neste caso, é fomentar práticas de diversidade, direitos humanos, do trabalhador e do consumidor, projetos sociais, cultura e valores.
Alguns exemplos de obrigações que podem ser exigidas nesse tipo de cláusula são:
- garantia de aplicação de práticas que conscientizem e evitem trabalho análogo ao escravo e trabalho infantil;
- garantia de aplicação de medidas em prol do bem-estar dos colaboradores, envolvendo saúde laboral e preventiva;
- garantia de aplicação de práticas inclusivas e afirmativas, criando um ambiente livre de assédio e de discriminações;
Exemplos de cláusulas de governança
Quando o assunto é compliance de contratos, o pilar de governança das práticas ESG não pode ficar de lado.
Em suma, quando falamos de governança, são acionadas questões relacionadas à liderança da empresa e composição de conselhos, estrutura interna e dos comitês de auditoria, riscos e controle (compliance), processo de sucessão, entre outros.
Governança empresarial diz respeito ainda a existência de canal de denúncias, transparência e resultados fornecidos aos acionistas, bem como, divulgação de seus direitos e garantias.
Agora, como isso se materializa no compliance contratual? Abaixo, reunimos alguns exemplos de obrigações que podem ser exígidas, em matéria de governança:
- garantia de aplicação de práticas em prol do consumidor, com canal de comunicação e denúncias, com informações claras e visíveis sobre os produtos e suas origens;
- garantia de proteção dos dados e de informações sensíveis de todas pessoas envolvidas na realização do contrato;
- garantia de realização de treinamentos regulares e periódicos com os gestores da área envolvida no contrato;
- garantia da contratação de auditorias externas para avaliação de riscos no ambiente de trabalho realacionado ao produto/serviço que é objeto do contrato;
Como se pode perceber, são diversas as cláusulas que podem ser inseridas em um contrato, com o propósito de garantir a aplicação de medidas de ESG nas empresas envolvidas.
Para aprofundar seu conhecimento em matéria de Compliance e ESG, considere ouvir o Juriscast #06, em que a doutora Maria Luiza Cavalcante Lima Bueno, gerente de Compliance, compartilha suas experiências:
Como usar a tecnologia no compliance de contratos?
Com base em tudo o que foi demonstrado até aqui, ficou evidente que o processo de compliance de contratos não é tarefa simples. Todo o programa demanda de etapas específicas, de pessoas com conhecimentos técnicos e, claro, de uma análise e criação de uma política que englobe questões de ES ESG da empresa.
Por isso, ao implementar o programa de conformidade, é possível contar com o auxílio de tecnologias pensadas e criadas especialmente para isso. Vejamos algumas delas?
Uso de softwares para contratos
Softwares para contratos, como o Projuris Contratos, buscam contribuir para a manutenção do compliance contratual mesmo após o término da implementação do programa.
No caso do Projuris Contratos, isso é feito por meio do controle de minutas e assinaturas, mantendo sempre as versões atuais de todos os documentos e contratos, constando as cláusulas que assegurem a ESG da empresa e dos demais envolvido.
Com isso, é possível evitar que outros setores utilizem modelos desatualizados para fazer negociações, comprometendo o compliance contrataual.
Além disso, a plataforma também conta com assinatura digital, garantindo a veracidade e segurança jurídica de todos os documentos. Bem como, protege os dados e informações de todos os envolvidos, em atendimento à LGPD.
Para saber como a gestão de contratos de ponta a ponta é feita no Projuris Contratos, agende uma demonstração:
Uso de ERP integrado ao software de contratos
Não é novidade que muitas empresas utilizam ERPs para realizar as atividades diárias de alguns de seus departamentos – principalmente aqueles que cuidam das obrigações fiscais, contábeis e administrativas.
Contudo, embora os ERPs sejam essenciais para esse tipo de gestão, nem sempre eles estão contam com as funcionalidades certas para garantir o compliance de contratos durante todo o ciclo de vida desses documentos.
Por isso, às vezes é preciso recorrer a ferramentas complementares aos ERPS, como os softwares especializados em contratos dos quais falamos na seção anterior. Mas, para que a conformidade legal seja atingida, é essencial que esses softwares estejam integrados com o seu ERP.
Desta forma, você não precisa abrir mão do seu ERP – você pode integrá-lo com soluções tecnológicas como o Projuris Contratos – pensado justamente para facilitar todo o compliance, a governança e as medidas socioambientais da sua empresa.
Com o sistema de gestão de contratos da Projuris, possibilitamos mais segurança, maior controle de políticas e códigos de conduta, mais facilidade na análise e compilação de dados negociais, corporativos e societários. Assim, complementamos, de forma assertiva e necessária, as funções realizadas por um ERP.
Perguntas frequentes sobre compliance de contratos
O que é compliance contratual?
Compliance contratual é a aplicação de políticas e práticas de conformidade com a legislação e com os regramentos internos e externos de uma organização aos contratos firmados por ela.
O que quer dizer a palavra compliance?
Compliance tem origem no termo “comply”, do inglês, que significa comformidade. Assim, a palavra é geralmente utilizada para indicar os esforços de adequação e conformidade legal nas organizações.
Como fazer o compliance contratual?
O compliance de contratos se manifesta desde a criação de critérios e requisitos para a escolha de parceiros, fornecedores e colaboradores, até a inclusão de cláusulas específicas na minuta dos contratos (cláusulas ambientais, cláusulas anticorrupção, de governança, etc).
Conclusão
Diante do exposto, nota-se que o compliance de contratos é uma atividade que deve ser realizada nas empresas, a fim de garantir a conformidade de todos os documentos com a legislação, as políticas internas, os códigos de conduta e as medidas de ESG.
Para que o cumprimento do compliance contratual se estenda por toda a vida do negócio, contar com uma tecnologia especializada é essencial. Assim, fica mais fácil garantir o cumprimento de práticas ambientais, sociais e de governança em todos os contratos.
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