Gestão de contratos: o que é, etapas e como fazer

Gestão de contratos é mais do que monitorar prazos e vencimentos. Confira neste artigo tudo sobre o tema e como um software jurídico pode ajudar.

É inegável que um grande volume do trabalho de departamentos jurídicos de empresas esteja vinculado à gestão de contratos.

Embora as relações comerciais e profissionais de muitas empresas com seus fornecedores, parceiros e clientes ainda sejam feitas na base da palavra e da confiança, é importante lembrar que a segurança jurídica e a mitigação de riscos têm relação com uma boa gestão de contratos.

Com o objetivo de diminuir riscos, visualizar com clareza tarefas, padronizar ações e ter um controle eficiente das relações profissionais de uma empresa, departamentos jurídicos estratégicos sabem a importância de se investir em uma gestão de contratos inteligente.

Neste artigo, abordamos o que é a gestão de contratos, qual é a sua importância e quais são os benefícios de ter um software jurídico que auxilie nessa tarefa imprescindível para departamentos jurídicos. Boa leitura!

O que é gestão de contratos

A gestão de contratos engloba atividades relacionadas ao monitoramento das etapas do documento, à padronização de termos, à organização de outros documentos que comprovem os cumprimentos dos atos, à visualização panorâmica dos contratos da empresa e à minimização de riscos.

Embora muitas empresas vejam a gestão de contratos como o simples acompanhamento de suas etapas de vida, ou seja, a criação do contrato, a execução das ações estipuladas e seu encerramento, um verdadeiro e eficiente gerenciamento de documentos vai muito além disso.

Uma vez que o contrato tem como objetivo dar segurança jurídica às partes envolvidas dentro do documento, é importante que um contrato seja bem redigido, deixando suas regras claras e seus pedidos contundentes.

Contratos com cláusulas falhas trazem riscos judiciais e possíveis problemas para a empresa.

– Quais as fases do ciclo de vida de um contrato?

De modo simples, podemos resumir o ciclo de vida de um contrato em 06 (seis) fases. Conforme segue:

• Draft do contrato: estrutura preliminar, onde ficam dispostas as informações mais básicas dos documentos;
• Negociação: período pelo qual as partes discutem as obrigações pactuadas a fim de formalizar um documento oficial;
• Elaboração e assinatura: quando a minuta do contrato é definida e assinada;
• Armazenamento: do contrato em meio eletrônico:
• Ajustes e administração: visando adequar o contrato às regras da empresa e à legislação;
• Renegociação: prazo que define o fim da vigência do contrato e a necessidade de renovação;

Ao longo deste artigo, você encontrará dicas práticas para otimizar o gerenciamento de todo o escopo do contrato, ao longo de cada fase. Fique conosco!

Por que é importante ter uma boa gestão de contratos?

Já foi possível perceber que a gestão de contratos não é só uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de funções, ela é uma atividade-chave dos departamentos jurídicos de empresas.

A gestão de contratos é responsável pela organização do relacionamento profissional da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros, além de oferecer segurança jurídica para ambas as partes.

Uma boa gestão de contratos implica, além do monitoramento das etapas e organização de anexos, em redigir documentos com minutas padronizadas e coerentes, cláusulas que garantam o cumprimento das obrigações, formas claras de cobrança de valores e penalidades coerentes para caso de descumprimento do acordado.

Além disso, diminui os riscos da empresa, resultando em cobranças assertivas e diminuição da perda de dinheiro em litígios desnecessários e danos causados por possíveis cláusulas feitas sem reflexão e propósito.

Ter um panorama completo dos contratos dentro de uma empresa dá aos gestores a possibilidade de enxergar além dos prazos e cumprimento de obrigações estipuladas por meio do documento.

Uma boa gestão de contratos implica em poupar gastos desnecessários, padronizar negociações, reduzir custos, diminuir litígios e criar uma cultura organizacional mais forte nos diversos setores da empresa.

O que faz um gestor de contratos?

O processo de gestão de contratos, como todos os demais dentro de uma empresa, precisa ter um profissional responsável por sua organização e implementação. 

Normalmente conhecido como gestor de contratos ou administrador de contratos, sua função engloba o acompanhamento de todos os objetivos da gestão, o acompanhamento e cumprimento de cada etapa, a análise de resultados e indicadores, sendo que tudo isso pode ser feito de modo manual (planilhas) ou por meio de tecnologias, como softwares jurídicos, por exemplo.

Além disso, outras atividades que estão sob responsabilidade do gestor de contratos são:

• Realizar o registro de todas as ações e eventos dentro de um contrato, a fim de manter o controle e contribuir para uma auditoria certeira e eficaz;
• Identificar gargalos e ocorrências que possam causar prejuízos para o setor ou para a empresa, visando encontrar soluções para os problemas;
• Criar procedimentos que envolvam todo o processo de gestão de contratos;
• Determinar a ferramenta utilizada para criar, assinar, acompanhar contratos, bem como acessar aos documentos já feitos e seus anexos e comprovantes;
• Criar e apresentar relatórios de resultados e acompanhamento;
• Propor melhorias e alterações sempre que necessário;
• Delegar funções e atividades para os demais integrantes da equipe de gestão de contratos.

Dentro de suas atribuições, é primordial que o administrador de contratos exerça sua função com organização e dentro dos prazos estipulados, a fim de que todas as atividades do setor se desenvolvam com fluidez e eficiência.

Vale destacar que o gestor de contratos poderá ser um profissional da área jurídica, entretanto, é comum encontrar tal atribuição delegada a outros setores da empresa, como o de controladoria ou de compras. Essa escolha cabe à própria organização e pode variar conforme seu tamanho, estrutura e responsabilidades.

Objetivos da gestão de contratos

Como é de se imaginar, os contratos envolvem diferentes setores e atividades de uma empresa.

Para que esses instrumentos estejam de acordo com cada uma de suas finalidades, é essencial que uma boa gestão de contratos seja planejada, organizada e implantada.

Sendo assim, surgem os principais objetivos dessa gestão, dentre os quais estão:

• Agilizar requisições e simplificar procedimentos da empresa, seja entre departamentos ou com clientes e fornecedores externos;
• Manter um histórico de todas as informações constantes no contrato, inclusive com seu respectivo armazenamento;
• Controlar prazos, sejam eles de fornecimento de documentos de assinatura, de vencimento ou de renovação;
• Facilitar e estimular a comunicação entre os envolvidos no contrato;
• Contribuir para a formalização de um documento isento de erros, por meio da possibilidade de revisão, controle de versões e, posteriormente, das etapas de execução;
• Garantir o fiel cumprimento das cláusulas e obrigações;
• Melhorar a produtividade da equipe, por meio de um controle centralizado de todas as informações relacionadas aos contratos.

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Quando e por que realizar a controle de contratos?

Existem algumas razões que levam uma empresa a estruturar uma gestão de contratos, definindo um setor ou equipe responsável, procedimentos, ferramentas, tecnologias, entre outros aspectos importantes.

Os principais motivos para realizar uma gestão contratual são:

• Ter maior organização de todo o ciclo de vida dos contratos;
• Centralizar informações e ter rápido acesso a elas;
• Reduzir custos e tempo em todo o processo que envolve a realização de um contrato;
• Necessidade de facilitar a comunicação e desempenho dos departamentos, como o jurídico, financeiro, operacional, etc;
• Melhorar a privacidade das informações e aumentar o compliance da empresa, como um todo.

Além disso, a boa gestão de contratos pode trazer uma série de benefícios. Dentre eles, cita-se:

• Acompanhamento da tramitação do contrato em suas diversas fases reduzindo o ciclo de contratação.
• Redução de desperdícios pela possibilidade de descobrir contratos ativos de serviços que não são mais necessários ou foram contratados em duplicidade.
• Redução de riscos de perda de prazos.
• Garantia do exercício do seu direito pela possibilidade de verificar se o fornecedor cumpriu com todas as obrigações antes de efetuar o pagamento.
• Redução de riscos trabalhistas e previdenciários relacionados aos contratos de terceirização pelo acompanhamento do cumprimento das devidas obrigações pelo fornecedor.
• Maior agilidade pela localização instantânea do contrato e sua versão digital e eliminação do risco de extravios.
• Padronização do processo de contratação que evita que etapas sejam negligenciadas.
• Melhores condições para a renegociação, reajuste ou rescisão do contrato pelo recebimento de avisos com a devida antecedência.

Para saber mais sobre a gestão de contratos, na prática, confira o Debate Legal, com os gestores jurídicos Bruna Degani e Odair Biasi:

Entenda as etapas da gestão de contratos

Para que seja possível implementar uma gestão de contratos eficiente no departamento jurídico, é importante que sejam definidas, previamente, todas as etapas desse processo.

Abaixo, você pode conferir cada uma delas.

1. Pedido

Primeira etapa da gestão de contratos, o pedido é quando o departamento jurídico ou de gestão de contratos recebe uma requisição de outro setor, especificando os detalhes do instrumento que está solicitando.

Havendo necessidade, também poderão ser solicitadas informações novas ou complementares para esclarecer melhor o pedido.

2. Elaboração e revisão do contrato 

Após avaliar a requisição recebida e as peculiaridades do tipo de contrato solicitado, o documento será elaborado, com as respectivas cláusulas, termos e condições.

Normalmente elaborado em formato de minuta, o instrumento deve possuir uma linguagem clara e de fácil compreensão, para que as partes interessadas possam rapidamente assimilá-lo.

Nesta etapa, também é necessário que, após redigida a minuta, a mesma seja encaminhada para o responsável pela revisão.

A revisão deve englobar a gramática, as boas práticas contratuais e a adequação à lei.

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3. Negociação 

Nessa etapa, as partes envolvidas receberão uma cópia da minuta do contrato, para que possam avaliar e dar seu parecer quanto aos termos nela contidos.

A fase de negociação costuma ser a mais longa, pois as partes devem avaliar atentamente as cláusulas, revisá-las e indicar eventuais alterações necessárias.

Lembrando que, quando qualquer modificação for solicitada, deve ser dada à parte contrária a oportunidade de se manifestar a respeito. 

Por conta disso, aplicativos ou softwares que permitam acesso simultâneo às versões do documento são uma boa alternativa para facilitar essa etapa de gestão contratual.

4. Aprovação

Após avaliarem a minuta do contrato e chegarem a um consenso, as partes darão sua aprovação sobre o documento.

Com a aprovação, os envolvidos já têm ciência sobre tudo o que envolverá o contrato, desde objeto, preços e prazos, cronogramas, e demais cláusulas vitais que o compõem.

Caso tenha havido alguma alteração pelas partes, é importante que o departamento jurídico verifique sua adequação com as políticas da empresa, sejam elas internas, relacionadas a compras ou prestação de serviços, entre outras.

Um verdadeiro compliance deve ser executado sobre a versão final do contrato, a fim de que ele esteja condizente com toda a atuação da empresa.

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5. Assinatura

Agora que o contrato já está aprovado e em conformidade com as políticas internas, chega-se à etapa de assinatura do mesmo.

Nesse caso, as partes podem se valer de tecnologias como a assinatura eletrônica ou assinatura digital, as quais possuem validade jurídica e garantem a segurança do documento e de sua identidade.

6. Armazenamento

Com o aceite das partes, o contrato encontra-se formalizado. 

Desta forma, o instrumento deverá ser armazenado e arquivado de forma organizada no sistema escolhido pela empresa, para que possa ser facilmente encontrado e consultado quando necessário.

7. Execução e Fiscalização

A etapa de execução consiste na fiscalização do contrato, para averiguar o cumprimento de todas as obrigações contratuais.

É neste momento que os prazos devem ser acompanhados, o objeto deve ser realizado – seja ele compra/venda de produtos ou prestação de serviços -, os pagamentos devem ser feitos e as garantias devem ser prestadas.

Essa fiscalização é necessária porque, em caso de descumprimento, podem ser acionadas as cláusulas de penalidades ou rescisão.

8. Gerenciamento 

Nessa etapa, além de se dar atenção ao cumprimento de prazos, também se gerencia a possibilidade de renovação do contrato e das obrigações.

Além disso, podem ser revistas questões como cronograma, formas de pagamento, penalidades, como forma de manter o equilíbrio contratual.

Eventuais alterações poderão ser feitas por meio de aditivo contratual e serão incluídas na pasta do contrato em questão.

9. Encerramento

Quando as obrigações e compromissos contratuais foram cumpridos e não há necessidade de renovação ou alteração contratual, o instrumento se encerra.

Na maioria dos casos, o contrato terá duração determinada e um cronograma a ser cumprido, de modo que ele será concluído quando alcançar a data de término do prazo.

Mas, nas hipóteses de contrato de duração indeterminada, é importante sempre que seja realizada a rescisão ou o distrato do mesmo, para que ele possa ser efetivamente concluído, sem continuar gerando obrigações para as partes.

Continue seus estudos e aprenda sobre distrato contratual!

Problemas trazidos pelo mau gerenciamento de contratos

Se a sua empresa ainda não tem políticas e procedimentos claros de gestão de contratos, é muito provável que você esteja enfrentando uma série de problemas. Esses problemas, em última análise, prejudicam a produtividade da equipe e o crescimento da empresa.

Nas empresas em que não se pratica a gestão de contratos, é comum ver situações como:

• Cada área da contrata seus próprios fornecedores, sem uma padronização de contrato, vigência e forma de pagamento;
• Algumas áreas da empresa fornecem contratos para seus clientes, permitindo que neles existam adendos ou negociações não padronizadas que dificultam seu controle;
• Diferentes setores possuem políticas próprias para a gestão de seus contratos e vigência dos mesmos;
• Não existe um processo recorrente e/ou uma pessoa responsável pelo controle dos contratos e processos;
• As vigências e as obrigações dos contratos ativos, sobretudo com fornecedores, nunca são revisadas (você pode estar pagando por serviços que não usa mais);
• Prazos são esquecidos com frequência e clientes são perdidos pela ausência de controle sobre datas;
• Não há como medir o tempo e esforço empregado na elaboração e controle dos contratos, porque não há metas ou indicadores de acompanhamento.

Você enxergou a realidade da sua empresa em alguma das situações listadas acima? Então, é hora de dar o primeiro passo no aprimoramento da gestão de contratos. Confira o passo a passo que preparamos, na próxima seção.

Leia também: 10 sinais do mau gerenciamento de contratos [e como superá-lo]

Como fazer uma boa gestão de contratos

Como visto, o processo de gestão de contratos passa por diferentes etapas, nas quais priorizam-se diferentes atividades e informações.

Quando ampliamos essa ideia sob um viés de um departamento jurídico que precisa lidar com diferentes tipos de contratos, atendendo solicitações de vários departamentos da empresa, é fácil perceber o quão necessária se faz uma boa gestão contratual.

Pensando nisso, nós compilamos dicas valiosas para você levar em consideração na hora de estruturar o seu processo de gestão de contratos. Confira abaixo!

Canal fixo de comunicação

O departamento jurídico recebe inúmeras requisições por dia, principalmente relacionadas a contratos.

Com relação às etapas dos contratos em andamento, também podem receber pedidos de alteração (antes da assinatura) ou de aditivos (após a assinatura). 

Independentemente do caso, é preciso que todas as comunicações sejam reunidas em um só local, para que não haja perda ou esquecimento de informação.

Desta forma, uma das dicas principais para se realizar uma boa gestão é criar ou definir um canal fixo para todas as solicitações, seja por e-mail, aplicativos internos ou softwares específicos. 

Com isso, é possível manter um histórico de tudo o que foi feito, permitindo que as partes saibam, também, em que etapa do contrato estão.

Definir prazos e procedimentos

A documentação necessária para embasar a elaboração de cada tipo de contrato pode variar. Da mesma forma, existem contratos que podem ser mais complexos ou mais fáceis de serem redigidos pelo jurídico.

Pensando nisso, é importante que haja uma definição prévia de prazos para:

• atendimento a solicitações;
• elaboração e revisão do contrato;
• análise e aprovação pelas partes;
• assinatura dos envolvidos;
• início da execução do contrato.

Além disso, a depender do grau de complexidade de cada contrato, podem haver mais ou menos etapas na gestão, bem como os prazos e documentos podem ser diferentes.

Por isso, tendo essas questões definidas e informadas previamente às partes sobre cada procedimento e seus respectivos prazos, será possível agilizar todo o processo do contrato, tornando-o mais eficiente.

Definir os responsáveis por cada demanda

A gestão de contratos envolve diferentes fases, e, como visto, pode ter procedimentos diferentes conforme a modalidade contratual que estiver sob análise.

Desde o recebimento do pedido e verificação dos documentos necessários, até a redação do contrato, sua revisão, seu encaminhamento para negociação, sua assinatura e seu cumprimento – todas as atividades precisam ser realizadas com atenção para que não aconteçam erros que se perpetuem nas etapas seguintes da gestão.

Isso demonstra a necessidade de se ter definido os responsáveis por cada uma das fases de gestão contratual.

Com as atribuições bem definidas, cada integrante do jurídico alocado para a tarefa de gestão de contratos saberá como funciona cada procedimento, os prazos que precisa cumprir, e quais atividades precisa desempenhar para que o ciclo de vida do documento seja rápido e efetivo. 

Formas de assinatura

Para facilitar e desburocratizar os procedimentos dos contratos, duas opções disponíveis atualmente são a assinatura eletrônica e a assinatura digital.

Ambas são válidas juridicamente, garantem a segurança do documento e da identidade da parte contratante, e podem ser realizadas de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.

Assim sendo, é importante que sejam definidas as formas de assinaturas que poderão ser utilizadas para dar o aceite nos contratos elaborados pelo jurídico.

Armazenamento e organização

Uma das etapas mais importantes na gestão contratual é o armazenamento dos contratos, de todas as versões, aditivos e documentos que os acompanham.

Por conta disso, é vital, para uma boa gestão, que seja previamente definida a forma de armazenamento dessas informações, bem como o modo pelo qual elas serão organizadas.

Isso pode ser feito através de diretórios internos no servidor da empresa, por meio de nuvens e drives online (como o Google Drive, por exemplo), ou através de softwares jurídicos.

Independentemente da modalidade de armazenamento escolhida, é importante que seja uma opção segura, com acesso limitado de usuários, para que os arquivos e históricos não se percam e não sejam excluídos por pessoas não autorizadas.

Acompanhamento das etapas

Outro ponto crucial para uma boa gestão de contratos é o acompanhamento de cada uma das etapas, desde os momentos anteriores à assinatura, até o cumprimento de obrigações durante a execução do instrumento.

Para manter controle sobre prazos, o departamento jurídico pode contar com planilhas de Excel ou aplicativos que criem lembretes e alertas, como o Google Agenda.

Outra tecnologia que vem se popularizando na automatização de alertas e acompanhamento de prazos é o software jurídico, tópico que será abordado na sequência.

Escolher um bom software de gestão de contratos

Um contrato passa por um ciclo de vida complexo, cujas etapas merecem atenção para que tudo saia conforme negociado entre as partes.

Mas, embora complexo, esse procedimento não precisa ser difícil. 

A Projuris desenvolveu um software para contratos capaz de gerir bases com mais de 10 mil contratos ativos. Com esse CLM, empresas já reduziram o tempo de análise dos contratos em até 42%. Estamos falando do Projuris Contratos.

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O que um software para contratos pode fazer pela gestão contratual?

Por meio de um software para contratos, como aquele desenvolvido pelas Projuris, os advogados podem centralizar, em um só lugar, todas as etapas de gestão contratual, desde o recebimento de pedidos até a assinatura do documento, inclusive por pessoas de fora da empresa.

Além disso, o software permite o armazenamento dos contratos, suas versões e aditivos, além de criar alertas sobre cada etapa, sobre o cumprimento de obrigações e sobre o vencimento de prazos.

Tecnologia a favor do gestor

Toda a empresa empenhada em estar à par das mudanças tecnológicas do mercado tem como objetivo fazer um trabalho mais eficiente e decisões focadas em resultados.

Na área de gestão de contratos, um software CLM ajuda a gerir todos os contratos da empresa, permitindo melhor organização de prazos e a distribuição de tarefas.

Além disso, é possível padronizar documentos para que se criem diversos modelos de contratos para as diversas atividades da empresa, armazenando-os em um único sistema que todo o departamento jurídico e de contratos pode ter acesso.

Aumentando a rentabilidade

Muito dinheiro se perde e se deixa de ganhar quando a gestão dos contratos da empresa não é feita de forma organizada e focada em resultados.

Quando uma empresa lida com quantidades enormes de contratos e não há uma boa gestão desses documentos, o pagamento por serviços que não estão sendo mais feitos ou não estão seguindo da forma correta o que foi estipulado se torna, eventualmente, inevitável.

Além disso, a falta de cultura de gestão faz com que os contratos sejam redigidos de formas diferentes, não padronizadas. Isso pode fazer com que contratos com clientes, por exemplo, não tenham cláusulas que estipulam correções monetárias, reajustes e renovações.

Trabalhar a gestão de contratos com o auxílio de um CLM permite aos gestores a possibilidade de ver quais contratos estão com vencimentos próximos, o que facilita a renegociação (quando se trata de clientes) de contratos vigentes, aumentando a retenção do cliente e diminuindo os custos contratuais.

Melhorar a relação com seus clientes

Com o uso de um software para contratos, garante-se não somente mais celeridade e segurança para as partes envolvidas, como também possibilita que as atividades desempenhadas pelo setor sejam realizadas com maior precisão, desde o momento da solicitação do contrato.

Além disso, um software que disponibiliza às partes envolvidas a negociação e discussão das cláusulas e termos contratuais de forma colaborativa, bem como o acesso às versões e aditivos do contrato em tempo real, certamente transparece uma imagem de confiança e de credibilidade para com os clientes.

Essas questões, por se preocuparem também com a garantia dos interesses dos clientes, permitem que a relação entre eles e a empresa/departamentos evolua de forma positiva e assertiva.

Controle de prazos

Prazos para encaminhar documentos, prazos para aprovar a minuta, prazos para assinatura, prazos para cumprimento de obrigações e renovações… não faltam prazos para serem controlados ao longo da vida de um contrato.

E não existe melhor forma de acompanhá-los e controlá-los de forma eficiente do que através do uso de um software jurídico.

Com integrações com o próprio e-mail dos envolvidos e agendas como as do Google, do Outlook e do Hotmail, um bom software encaminhará alertas e avisos às partes sobre cada um dos prazos que estiver por vencer, cujo cumprimento couber a ela ou disser respeito a seus interesses.

Vale destacar que a criação de alertas será automática, no momento da criação do contrato no software, de modo que as partes não precisarão criar avisos manualmente em suas agendas ou calendários próprios.

Aumento na produtividade

Um software para contratos irá permitir que o departamento jurídico automatize tarefas repetitivas e procedimentos, tornando o processo de gestão contratual mais assertivo.

Isso trará um grande ganho de produtividade ao departamento, visto que poderá alocar seu tempo para cumprir outras tarefas de maior complexidade ou que mereçam atenção redobrada em razão de sua natureza.

Como se pode perceber, o Projuris Contratos, além de contribuir para a desburocratização do ciclo de vida dos contratos, também proporciona uma atuação mais estratégica aos integrantes do jurídico.

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Experimente o Projuris Contratos

O Projuris Contratos é uma plataforma criada com o objetivo de proporcionar total controle das atividades relacionadas a gestão do ciclo de vida dos contratos. Além disso, ela é capaz de transformar dados e documentos em relatórios de fácil interpretação, para ajudar você a identificar falhas ou oportunidades de melhoria

Mas, organizar os contratos da empresa e os documentos relacionados de forma padronizada e clara não é a única função do Projuris Contratos. Com essa ferramenta, você consegue delegar e distribuir tarefas, estabelecer prioridades, acompanhar prazos e SLAs, receber notificações de vencimento, entre outras funcionalidades.

Além disso, é importante saber que a plataforma é desenvolvida por uma empresa especializada em gestão de contratos e governança legal – a Projuris, do Grupo Softplan.

Para ver como o Projuris Contratos funciona na prática, agende uma demonstração, abaixo.

Perguntas frequentes sobre gestão de contratos

Conclusão

A gestão de contratos é uma atividade-chave formada por várias etapas que demandam atenção e organização pelo departamento jurídico. 

Seja por meio de tecnologias ou por planilhas do Excel, os responsáveis pelo jurídico sabem que uma boa gestão de contratos é capaz de minimizar riscos e litígios, poupar gastos e padronizar atividades, e, por isso, essa atividade não pode ser negligenciada.

Como visto, os softwares para contratos são uma peça-chave para automatizar as atividades do departamento jurídico e do setor de contratos e, consequentemente, contribuem para tornar a gestão de contratos mais eficiente e mais produtiva.

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