Como fazer a gestão financeira em escritórios de advocacia

Como organizar o financeiro de um escritório de advocacia?

Uma boa gestão financeira oferece ao advogado um reflexo real do seu escritório. E serve, dessa forma, de parâmetro para o processo de tomada de decisões. Por exemplo, pela situação financeira do escritório você determina qual o exato momento de prospectar clientes na advocacia ou de investir e ampliar o negócio. Mais: também atua sobre desperdícios, gestão de riscos e de problemas de inúmeras proporções, incluindo a quebra do negócio.

Em suma, somente através da gestão financeira o advogado consegue fazer com que seu escritório cresça, se modernize, supere tempos de crise e até se torne mais produtivo. E tudo isso sem comprometer ou arriscar o futuro. Por isso, por trás de um escritório sustentável, pode ter certeza: sempre há um bom controle financeiro.

Embora as finanças sejam importantes para a gestão na advocacia e essenciais para a sustentabilidade dos escritórios, muitos advogados ainda têm dificuldade de fazê-la no seu negócio. Para a maioria dos advogados falta conhecimento sobre as questões financeiras. Isso sem mencionar que muitos desconhecem ferramentas que podem automatizar a gestão financeira, como um software jurídico, simplificando-a.

Por isso, neste material oferecemos conceitos básicos e boas práticas que podem ser úteis para você estruturar suas finanças. Ele serve a todos os escritórios, independentemente do tamanho. Obviamente, sabemos que a realidade do financeiro de um grande escritório pode ser muito diferente de um pequeno. No entanto, todos operam sobre as mesmas variáveis muitas vezes. Consequentemente, isto permite que alguns conselhos sirvam para todos os advogados.

Passo a passo para uma boa gestão financeira em escritórios de advocacia

Organizando e instituindo algumas boas práticas para o seu escritório, o advogado consegue obter um bom panorama financeiro da sua banca.

A falta de organização e de monitoramento de despesas e receitas é um dos principais problemas dos escritórios, no que se refere à gestão financeira. Embora pareça algo simples, devido à própria dinâmica da advocacia, essas atividades podem se tornar bastante complexas.

Por isso, separamos um passo a passo que pode te ajudar a organizar o chamado fluxo de caixa. Isso facilitará, dessa maneira, o diagnóstico do financeiro do seu escritório.

1 – Separar o dinheiro do escritório das despesas particulares

É muito comum que advogados, especialmente de pequenos escritórios, acabem misturando o caixa da empresa com o caixa pessoal. Por muitos ainda atuarem em uma estrutura de empresa familiar, a própria estrutura da sociedade leva à mistura dos caixas.

Misturar o caixa do escritório com o caixa pessoal, no entanto, pode levar a dívidas e perda do controle financeiro do escritório. Diga-se de passagem que, quando se trata de empresas de pequeno porte, é dos problemas mais comuns. As consequências são desastrosas para os pequenos negócios. Para citar algumas: falta de visão sobre o lucro real, sobre a situação do negócio e sobre resultados de investimentos.

Por mais que, na prática, a figura do advogado e do escritório se confundam no dia a dia do negócio, é preciso estruturar o financeiro separando as contas. Ou seja, deixar o caixa do escritório para o escritório e as despesas pessoais como resultado da remuneração individual do sócio.

Para isso, estabeleça um pró-labore para o(s) sócio(s) e mantenha as contas da sociedade de advogados e dos sócios separadamente. Sua visão das finanças do escritório vai mudar sensivelmente.

2 – Identificar as despesas e as receitas do seu negócio

Você já separou as contas. E agora? Olhe para seu escritório! Você sabe quanto ele gasta por mês com o aluguel? E com a remuneração dos advogados? Gastos com papel, café e outras despesas, você conhece?

Sim, muitos advogados não têm a menor ideia de quais são seus custos fixos e variáveis do operação. E justamente por isso, perdem o controle financeiro do seu negócio.

Especifique todos os lançamentos do escritório, até mesmo recebimentos e pagamentos que não tenham ocorrido. Para chegar a um resultado simplificado de quanto o seu escritório representa hoje em termos financeiros, a conta é simples. Basta subtrair de todas as suas receitas os custos fixos e variáveis, despesas e impostos.

Esse cálculo básico, entretanto bastante esclarecedor, pode fornecer um parâmetro de como vai o seu negócio. Além disso, da possibilidade de conseguir ter lucro ou prejuízo.

Além dessa simples conta de subtração de perdas e ganhos, o advogado também deve levar em consideração os lançamentos futuros de pagamentos de honorários. Isso fará com que ele tenha uma visão de futuro do negócio e possa tomar decisões mais acertadas diante do cenário. Vamos fazer um tópico separado para isso abaixo.

De olho no futuro para uma melhor gestão financeira

Se você viu, por exemplo, que os lançamentos futuros não cobrem as despesas, é hora de apertar o cinto, partir para a prospecção de clientes em escritório de advocacia ou, dependendo da situação, avaliar um empréstimo. O financeiro norteia boa parte do plano tático de qualquer empreendedor. No universo jurídico, isso não é diferente.

A maneira de controlar e fazer o lançamento das receitas e despesas também pode fazer bastante diferença. Isso, porque, quando o controle é feito de forma manual, as chances de erro são bastante altas. Hoje os escritórios de advocacia contam com softwares jurídicos específicos que auxiliam o advogado a tornar os lançamentos mais práticos e rápidos, além de minimizarem as chances de erro.

Os softwares para advogados têm como vantagem a integração de informações relacionadas a clientes e equipe, facilitando a integração da gestão financeira, sem que isso seja um transtorno ou uma complicação para o advogado ou para o seu time.

3 – Conhecer o seu fluxo de caixa

Se você se empenhou em todos os passos anteriores, já pode visualizar seu fluxo de caixa. O fluxo de caixa do seu escritório de advocacia nada mais é do que o registro de todas as previsões de entrada e saída de dinheiro, além do saldo delas, durante um determinado período, que poderá ser diário, semanal ou mensal. O ideal é atualizá-lo semanalmente, para ter uma previsão das finanças para um futuro próximo.

Quando perceber que os valores de entrada são negativos, por exemplo, você tem condições de tomar providências e de evitar o atraso de contas ou a aquisição de novo crédito.

Em momentos como esses, o advogado pode entrar em contato com clientes que já tenham sua confiança. Vale solicitar o adiantamento de pagamentos ou pedir a autorização para o desconto de cheques pré-datados. Também é uma boa hora para investir em prospecção para advogados. Há estratégias baratas de marketing  jurídico digital que podem ser aplicadas pelo escritório, além do networking na advocacia.

Caso o escritório tenha fornecedores, vale a pena checar novos prazos para pagamento. Isso evita a incidência de juros, que podem prejudicar ainda mais a situação financeira.

Quando não é possível solucionar as questões do escritório na forma de acordos, talvez seja a hora de buscar recursos junto a operadoras de crédito. Em situações como essa é necessário pesquisar e calcular se o empréstimo de fato vale a pena. Na maioria das vezes, o ideal é buscar o empréstimo como o último recurso.

Numa situação de fluxo de caixa otimista, é hora de partir para o quarto ponto.

4 – Organize a gestão de investimentos

Certamente quem abriu um escritório de advocacia, cedo ou tarde terá que lidar com demandas que exigem modernização, aumento ou reestruturação da sociedade. Investimentos em equipamentos e infraestrutura, além da contratação de novos advogados, são consequências naturais do crescimento de um escritório jurídico. Todavia, todas demandam novos gastos.

Ao colocar a mão no bolso, é natural que os advogados se sintam inseguros. Afinal, há risco e ninguém quer perder dinheiro. Por mais que a demanda exista, nem sempre os valores investidos são garantia de retorno para a sociedade.

Saiba que esse risco se multiplica quando o investimento é feito sem planejamento estratégico. Agir sem uma análise profunda de forças e oportunidades e de fraquezas e ameaças, como previsto na SWOT do escritório de advocacia, é tão arriscado quanto simplesmente não agir.

Isso, porque não ter o retorno previsto acaba comprometendo o capital de giro. Ou seja, os recursos reservados para que o escritório sobreviva, mesmo sem a entrada próxima de receitas. Diga-se de passagem que esse é um erro bastante comum na gestão financeira de várias empresas. Nos escritórios de advocacia essa realidade não é diferente.

Por isso, lembre-se que o capital de giro deve crescer junto com a sociedade. Do contrário, você pode comprometer a sustentabilidade do seu escritório e do seu negócio.

Com uma gestão financeira, você traduz em números as suas possibilidades. E, por fim, analisa o terreno antes de colocar a mão no bolso. Assim, decidir pelo investimento fica bem mais fácil e menos arriscado. Porque você traduz em outros números o ROI, o retorno desse investimento, podendo agir caso ele não esteja dentro do esperado, sem comprometer o capital de giro.

Assim, falando em capital de giro, chegamos ao quinto ponto.

5 – Preserve seu capital de giro

Como falamos acima, o capital de giro é fundamental para um escritório de advocacia, assim como para qualquer empresa. Além indicar a saúde das contas, ele dá margem de negociação com clientes e permite que o advogado ofereça diferenciais no pagamento dos honorários.

Mas atenção! À medida que crescem os negócios e a cartela de clientes da banca, o capital de giro também deve aumentar. Do contrário, você fica sem essas garantias e com grandes chances de acabar comprometendo seu negócio.

E isso significa instabilidade. Assim, chegamos ao sexto ponto: como estar preparado para uma crise.

6 – Prepare-se para as instabilidades na sua gestão financeira

Uma boa gestão financeira prevê que a empresa conte com reservas para enfrentar eventuais crises econômicas. Principalmente se forem devidas a fatores externos, que acabam afetando qualquer empresa. Isso, no cenário comum.

Nos escritórios de advocacia, no entanto, essa abordagem é diferente. Isso, porque em crises econômicas, por exemplo, algumas áreas, como o contencioso, tendem a aumentar as demandas.

Assim, embora uma crise econômica não seja um problema para os escritórios, há outros fatores. Podemos citar, por exemplo, as mudanças no mercado jurídico e na advocacia ou relativas à má gestão do próprio escritório. Toda banca de advogados deve estar preparada para altos e baixos, tendo um fluxo de prospecção e relacionamento com o cliente constante.

Operar com uma política totalmente focada no cliente, visando sua fidelização, pode conter os impactos de instabilidades. Entram aqui, além disso, estratégia de marketing, inovação na advocacia e a tradicional manutenção de reservas.

Entenda os diferentes cenários da gestão financeira

Através desse tipo de controle é que o advogado sabe como atuar em cenários mais ou menos críticos. Não só. Sabe quando chegou o momento de negociar prazos com seus fornecedores, de utilizar linhas de crédito, de conversar com o gerente do banco e evitar que as dívidas cresçam. Sabe como definir prioridades e direcionar as ações do seu negócio. Uma boa gestão financeira beneficia o escritório de advocacia.

Hoje, advogados que lidam com escritórios de pequeno, médio ou grande porte já contam com soluções que os colocam longe de planilhas complicadas e de difícil compreensão. Os softwares jurídicos são ferramentas que auxiliam na automatização do financeiro, possibilitando que o advogado ganhe uma visão geral do seu negócio e não perca tempo com cálculos, contas e planilhas.

Adotar um software jurídico é hoje um dos investimentos que mais beneficia os escritórios. Pois, ele poupa o advogado de perder tempo questões que não necessariamente impactam o core business da sociedade de advogados.

Conclusão

Por meio deste material, buscamos trazer as premissas básicas da gestão financeira para os advogados. Vimos que, ainda que escritórios de advocacia tenham características próprias, elas funcionam bem para estruturar um controle mínimo sobre as finanças.

Também acompanhamos o impacto do fluxo de caixa sobre a tomada de decisão e saúde do negócio. Seja em momentos de crise ou de vacas gordas, ele subsidia a visão de oportunidades e de gaps do negócio.

E, para terminar, reiteramos. Ferramentas como um software jurídico facilitam muito esse trabalho. Para sermos mais justos, elas unem todas as soluções em termos de gestão financeira. Para conhecer as nossas, é só testar o Projuris ADV. Depois, não deixe de nos dar um feedback! E se quiser nos conhecer melhor, dê uma conferida nos últimos artigos de nosso blog! E abaixo, fique com o curso online de Gestão Financeira na Advocacia, com Márcio Feitosa.