Qual o melhor sistema para monitoramento de publicações

Durante muito tempo, para fazer o acompanhamento de uma publicação nos diários oficiais era necessário que o advogado acessasse o site do tribunal de justiça ou, até mesmo, fosse até o próprio tribunal. Hoje em dia, o monitoramento de publicações e o controle de andamentos pode ser feito com a ajuda da tecnologia.

Já há robôs capazes de acessar os sites de tribunais, fazer uma varredura e capturar as informações com base no número CNJ do processo judicial, por exemplo. E, em muitos casos, os softwraes jurídicos utilizados em escritórios de advocacia e departamentos já trazem essa tecnologia nativamente.

Neste artigo, mostraremos em detalhes como funciona o monitoramento de publicações nos tribunais e diários oficiais. Você verá também qual a melhor opção para fazer isso, e quando vale a pena contratar.

Sistema de gestão para advogados com monitoramento de publicações: qual utilizar no seu escritório?

Uma das tecnologias que mais tem contribuído com as atividades na advocacia são os sistemas de gestão para advogados. Eles contribuem com o monitoramento de publicações, isto é, andamentos de processos e intimações, com o controle financeiro, entre muitas outras atividades que compõe o todo do trabalho na advocacia.

O ponto de dúvida, e em alguns casos, insegurança dos gestores quanto a estes sistemas é, portanto, qual o ideal para o seu escritório. No blog da Projuris, já falamos sobre como descobrir o software jurídico ideal para seu escritório de advocacia, mas é sempre interessante relembrar, afinal, antes de decidir efetivamente, é importante realizar a pesquisa.

Desse modo, a maneira mais eficaz de decidir qual o sistema de gestão ideal para seu escritório é fazendo os seguintes questionamentos:

1. Quais são as necessidades do seu escritório?
2. Quais sistemas existem no mercado?
3. Qual o orçamento disponível para esse investimento?

Com esses dados você já consegue analisar qual sistema jurídico tem o melhor “match” com seu escritório e você já pode dar andamento na negociação do seu sistema.

Para te ajudar nesse estudo, então, vou te apresentar um pouco mais do software jurídico desenvolvido pela Softplan, a mesma empresa que oferece o sistema SAJ dos tribunais.

Como fazer gestão na advocacia com o PROJURIS ADV – Software jurídico

Existem diversas funcionalidades que são essenciais dentro do PROJURIS ADV para quem deseja fazer uma boa gestão de escritório de advocacia. Com ele você faz todo o seu controle financeiro, registrando suas receitas, despesas e fazendo a emissão de boletos diretamente no sistema. Além disso, o software contribui com o controle das atividades do seu escritório de advocacia, pois permite o cadastro de atendimento, tarefas e compromissos.

O software também otimiza seu tempo com o propositor de documentos e facilita a sua comunicação com clientes por meio da área do cliente e do compartilhamento de informações de processos.

Cada uma das funcionalidades citadas possui suas particularidades e vantagens. Por isso, abaixo, vou dar enfoque em uma vantagem do sistema específica: o monitoramento de publicações. Para isso, é importante que falemos sobre acompanhamento de processos com o PROJURIS ADV.

Acompanhamento de processos com o PROJURIS ADV

A primeira vantagem de fazer o acompanhamento de processos com o PROJURIS ADV é a possibilidade de visualização das ações no sistema. É importante destacar que, o primeiro cadastro de processos no sistema deve ser feito pelo usuário. Apesar disso, a importação dos dados para dentro do sistema de gestão e monitoramento de publicações é simples, temos outros artigos que falam sobre isso. Veja:

• Como mudar seu software jurídico com segurança
• Como fazer a migração de dados em um software jurídico

Com os cadastros realizados, o sistema já começa a capturar andamentos dos processos. Faz-se necessário destacar que, para fazer o cadastro de um processo no PROJURIS ADV é importante inserir no cadastro o número CNJ ou a OAB do advogado, caso contrário, o sistema não fará a captura. No PROJURIS ADV você consegue fazer dois tipos de captura para monitoramento de informações: individual e em lote.

Com os processos cadastrados e a captura iniciada, você passa a receber os andamentos e intimações no sistema automaticamente. As informações de processo poderão ser visualizadas no sistema no resumo do processo ou ainda na visão completa do processo. Para facilitar a visualização de como está a captura, o sistema indica o status do processo, podendo ser: processo vinculado, em andamento, indisponível, etc.

Um status importante de processo é o pendente de ajuste. Isso porque, ele representa que alguma informação do processo está incorreta e você precisa alterá-la manualmente. Os outros status indicam apenas a situação, e por isso, não é necessário se preocupar.

Vale lembrar que, assim como várias outras atividades no PROJURIS ADV, o cadastro de processos pode ser realizado no Aplicativo do PROJURIS ADV, que está disponível para Android e IOS.

Como consultar intimações do Diário Oficial no PROJURIS ADV

Assim como o acompanhamento de processos, o controle de intimações no PROJURIS ADV também faz parte do monitoramento de publicações em diários oficiais. Esse controle de intimações também é feito por meio da captura de intimações.

Para fazer a captura de intimações no PROJURIS ADV é essencial fazer o cadastro no sistema como número da OAB ou nome do advogado ou advogada. Em seguida deve-se selecionar os termos alternativos ou de exceção e pronto, o sistema já começa a fazer as capturas automaticamente. O sistema já te envia notificações das intimações e você pode recebê-las diretamente no seu celular.

Além disso, o sistema conta com a tecnologia de inteligência artificial que é responsável pela sugestão de tarefas em intimações. Essa tecnologia funciona da seguinte maneira: ao receber uma intimação, o PROJURIS ADV faz a leitura da intimação e o sistema já sugere uma tarefa, que você pode aceitar ou recusar. Dessa maneira, você economiza tempo nessas atividades e pode se dedicar a atividades intelectuais.

É importante lembrar que, apesar de fazer a captura de intimações, existe um limite para a quantidade de capturas.

Até algum tempo atrás o PROJURIS ADV não fazia captura de intimações eletrônicas. Hoje o sistema já conta com esse serviço.

A distribuição de atividades no escritório de advocacia

As funcionalidades de monitoramento de publicações, ou seja, as capturas automáticas de intimações e andamentos processuais, possibilitam uma outra vantagem que é uma distribuição de atividades mais igualitária. A melhora na divisão de tarefas traz, consigo, dois benefícios: o aumento da produtividade dos colaboradores e da lucratividade do escritório. Esses benefícios são um, consequência do outro.

É o que comprova, Schéron Medeiros, Sócia-fundadora da Medeiros Santos Advogados Associados, que passou quase uma década utilizando um sistema que não atendia suas necessidades e se tornou cliente em 2018. Segundo a advogada, com o Software Jurídico da Softplan, a delegação de tarefas passou a ser realizada quase imediatamente.

Isso porque, com o PROJURIS ADV, é possível visualizar no painel de controle na aba do escritório, todas as atividades que os colaboradores estão responsáveis. Assim, se tem uma ideia de quantas atividades realizam e em quanto tempo. Também se pode definir os responsáveis para novas tarefas com mais facilidade, pois você consegue ver no calendário quem está com menos compromissos no dia, mês e semana.

Como o PROJURIS ADV garante a segurança do monitoramento de publicações?

O PROJURIS ADV atua com computação em nuvem o que garante maior segurança das informações. No caso do software jurídico da Softplan, a nuvem utilizada é a AWS, isto é, a hospedagem da Amazon, uma das tecnologias mais seguras do mundo.

Com a computação em nuvem, além de ter a possibilidade de acesso de qualquer lugar, o que facilita o gerenciamento do escritório, essa tecnologia evita perda de dados, por contar com backups automáticos. Isso sem contar que, nesse tipo de computação, só tem acesso quem possuir os dados de login e senha, tornando assim, mais difícil o acesso às informações por terceiros.

Além disso, uma possibilidade que não mencionei sobre o PROJURIS ADV é o acompanhamento de publicações extrajudiciais, tendo as mesmas vantagens de facilidade e segurança que os processos judiciais.

Para finalizar, creio que não restam dúvidas que fazer o monitoramento de publicações com um software jurídico é uma vantagem para o escritório. Com o PROJURIS ADV você gerencia o seu escritório de ponta a ponta, com maior organização de tempo e mais produtividade. Ademais, não perde prazos e não tem sobrecarga de trabalho.

Em departamentos jurídicos, qual a melhor opção para o monitoramento de publicações?

Além do Projuris ADV, a Softplan também desenvolveu o Projuris Empresas, software especializado em departamentos jurídicos – e que já atende mais de 800 grandes organizações. E, esse software também conta com monitoramento automático de publicações! Mas, qual a diferença entre o Projuris ADV e Projuris Empresas, no que diz respeito às publicações?

O módulo de Publicações varre mais de 70 tribunais, a nível estadual, federal e também trabalhista, em todos os estados do Brasil. Nossos robôs também acompanham diariamente as publicações em diários oficiais. Eles captam essas informações e, dentro do sistema, torna-se possível:

• a associação automática de cada publicação ao respectivo processo judicial;
• o acompanhamento do status da publicação, entre lida, não lida, atribuída a alguém da equipe ou não-atribuída;
• receber notificações por e-mail, sempre que uma nova captura de intimação ou andamento for feita;
• classificar as publicações a partir de palavras-chave, permitindo definir, por exemplo, quais capturas são estratégicas e merecem mais atenção;

Por fim, você precisa entender que os dois softwares da Projuris são distintos nos seus objetivos. Enquanto o Projuris ADV foca na gestão do escritório de advocacia, o que inclui aspectos financeiros, de cobrança de honorários e atendimento ao cliente, o Projuris Empresas foi desenvolvido a partir das necessidades específicas do jurídico corporativo.

Por exemplo, controlar escritórios terceirizados, cuidar de aspectos contábeis do processo e fazer provisionamento são algumas das funcionalidades que você só encontra no Projuris Empresas. Além disso, ele conta com módulos complementares, que vão além do contencioso. Nele, gestores jurídicos podem gerir também documentos societários, marcas e patentes, certidões, alvarás e contratos.

Conclusão sobre o monitoramento de publicações?

A esta altura, você pode estar se perguntando: afinal, qual a melhor tecnologia para o monitoramento de publicações? Nossa resposta é: a que melhor se integra a gestão de toda a sua operação jurídica. De nada adianta contar com robôs para fazerem a varredura dos sites de tribunais e diários oficiais, se essas informações não estiverem dentro do software que você usa para gerir os processos judiciais. Preze pela integração, sempre!