Prazos processuais são daquelas atividades que não admitem erros e isso exige uma gestão madura. Do contrário, tudo é aos trancos e barrancos, com tarefas se sobrepondo, sobrecarga de trabalho sobre alguns colaboradores e, no limite, perda de entregas. Existem, no entanto, maneiras de controlar esses prazos, você pode utilizar uma planilha de controle de prazos processuais, um software jurídico ou até mesmo contratar um controller jurídico.
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Como controlar prazos com um controller jurídico
Um controller jurídico é um profissional que auxilia na gestão do escritório de advocacia e cada vez mais é buscado. Afinal, é muito mais fácil manter um colaborador focado na organização das tarefas.
Esse profissional é responsável por toda a parte de gestão do escritório, incluindo o controle de prazos processuais. Ainda assim, utilizar um sistema que automatize certas demandas é essencial. Isso porque, no caso de prazos processuais, por exemplo, é muito complicado para que uma única pessoa faça esse controle e acompanhamento.
Por isso, outras duas maneiras de se fazer o controle dos prazos processuais é utilizando um software jurídico ou uma planilha de controle de prazos processuais. Falemos sobre a planilha.
Como fazer a gestão de prazos do escritório com uma planilha
Se você tem um escritório de pequeno a médio porte, manter uma planilha de controle de prazos processuais é o básico para tomar as rédeas desse controle.
Aliás, as planilhas jurídicas já devem fazer parte de sua rotina de trabalho. Ainda mais se você ainda tem dúvidas sobre o retorno do investimento em um software jurídico. Na internet, há várias opções gratuitas para baixar. O problema é que quantidade de oferta não supre e nem satisfaz a demanda, não é? Por isso, não é raro termos uma relação de amor e ódio com tais planilhas.
Para que você não precise criar as suas do zero ou ficar, por tentativa e erro, buscando as melhores opções, nós fizemos isso para você. Neste artigo, portanto, vou compartilhar o que você precisa para fazer seu controle de prazos com uma planilha.
Além disso, para você ter a sua, já deixo a planilha de controle de prazos que criamos aqui na Projuris para você baixar grátis agora.
1. Para controle de prazos processuais, pré-cadastro de prazos
Podemos até afirmar que nossa relação com os prazos processuais já foi pior que a de hoje. De fato, o Novo CPC resolveu questões importantes que, no CPC/73, davam margem para dúvidas quanto ao cálculo de prazos, sobretudo.
Mas como todo bônus traz um ônus, agora, em relação a CPP, a Juizados Especiais e Justiça Trabalhista, o Código ficou bem diferente. Então, nossas dúvidas foram deslocadas.
O que não muda, no entanto, é uma coisa: o advogado não pode hesitar quanto a um prazo processual. E isso não significa saber todos de cabeça, mas sim ter recursos.
Por isso, uma planilha de controle de prazos processuais será de grande valia se trouxer esses dados, com uma lista completa de prazos processuais. E então, em caso de dúvidas sobre o prazo para interpôr um agravo de instrumento, por exemplo, basta digitar o nome do prazo e validá-lo na própria planilha.
Você concorda que isso ainda é muito pouco em termos de gestão de prazos, não é? Portanto, vamos a mais um item que sua planilha deve contemplar: os encaminhamentos e tarefas.
2. Encaminhamentos e tarefas
Um prazo é gerado por uma intimação, que por sua vez pede uma ação. Logo, a gestão do prazos nos conduz à gestão de tarefas.
Então, se ambas as coisas estão estreitamente vinculadas, sua planilha de controle de prazos processuais precisa expressar isso. Como? Com um campo para inserção dos encaminhamentos e tarefas vinculadas àquele prazo.
Assim, você controla não apenas o tipo de prazo, mas o que será feito nele. Se precisa coletar algum documento, fazer uma diligência ou produzir uma peça processual, tudo ficará indicado nesta aba da planilha. Aqui, vale elencar tarefas pela prioridade, para começar a trabalhar primeiro no que é mais importante.
Falando em tarefas e em prioridades, chegamos a quem vai executá-las, então, aos responsáveis.
3. Controle de responsáveis por tarefas
De fato, se por trás de seus prazos e de suas atividades há pessoas, você precisa ter um processo de divisão de tarefas. E ele tem de estar em equilíbrio com as habilidades dos profissionais da banca e com as demais funções que eles acumulam no escritório.
Por isso, sua planilha de controle de prazos processuais também precisa incluir um campo para você designar os responsáveis pelas atividades.
Isso vai ajudar você a visualizar a dinâmica de trabalho e a não sobrecarregar alguns colaboradores em detrimento de outros, por exemplo.
Agora que as tarefas estão distribuídas para a banca: mãos à obra!
4. Status das tarefas
Por fim, para fechar a sua planilha de controle de prazos processuais, você precisa, por óbvio, saber a quantas andam suas tarefas. Afinal, você tem que estar ciente – até para poder remanejar e avaliar depois – o que foi realizado, o que está em andamento, pendente ou, ainda, cancelado.
Então, sua planilha também deve contar com a possibilidade de registrar o status dos encaminhamentos e atividades ligados àquele prazo, fechando o ciclo de gestão de prazos.
Planilha de controle de prazos processuais
Então, nossas dicas de planilha para gestão de prazos fizeram sentido dentro do seu escritório? Agora, que tal colocarmos esse aprendizado em prática?
Para te ajudar com isso, criamos então a nossa própria planilha. O que você vai encontrar:
- 270 prazos pré-cadastrados
- Campo para responsável
- Campos para dos dados, situação e fase do processo
- Tipo de prazo
- Data inicial
- Data final – preenchida automaticamente após a seleção do tipo de prazo e da data inicial
- Encaminhamentos
- Status
Para usar GRATUITAMENTE, acesse para baixar agora.
Controle de prazos processuais em um software jurídico
Planilhas como a de controle de prazos processuais podem fazer muito pela organização das atividades de um escritório de pequeno porte. E tudo isso de graça.
No entanto, por mais organizado que você e a banca sejam, a gestão manual pode levar a erros e à desorganização. Se hoje você tem poucos processos, as chances de isso ocorrer são bem menores. À medida que esse número crescer, alimentá-la pode se tornar complicado sem o benefício posterior da automatização.
Então, valerá a pena considerar escolher um software jurídico. Sem dúvidas, ele tornará o controle de prazos bem mais eficiente, seguro e ágil.
Primeiro, porque um software vem pronto para você. Depois, porque você insere as informações apenas uma vez. Afinal, sendo integradas em todo o sistema, elas são carregadas em cada nova tarefa, relatório ou documento que é inserido, automatizando esse processo. E, por fim, porque minimiza os erros que o preenchimento manual da planilha acaba causando, bem como o risco de perdas, trazendo segurança para a banca.
Além do controle dos prazos, um software apresenta as intimações e informações de seus processos de maneira bem mais intuitiva. Ou seja, ele facilita a gestão como um todo. Tudo isso, com a vantagem de trabalhar sempre no mesmo lugar.
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