5 sinais de que o seu escritório deve abandonar as planilhas de controle

É comum que escritórios de advocacia utilizem planilhas de controle para fazer a gestão das atividades, das finanças, dos processos, entre outros assuntos relacionados à prática no dia a dia da advocacia.

Apesar disso, fazer controle de todas as demandas dessa maneira podem causar alguns problemas para o escritório, como um arquivo ser deletado, o advogado não vir um comentário, perder a data de uma audiência, a planilha ser hackeada, não encontrar os dados porque a planilha contém muitas linhas, etc.

Assim, muitos escritórios de advocacia já perceberam a necessidade de abandonar essas ferramentas e passaram a adotar outras mais tecnológicas, atualizadas e seguras, como softwares jurídicos e outros sistemas de organização como o Trello, o Notion, Asana, Airtable, entre outros.

No entanto, alguns escritórios ainda não conseguem visualizar os motivos do porque devem abandonar esse tipo de gestão e adentrar, de vez, na transformação digital na advocacia.

Confira a seguir, então, quais os motivos para trocar agora as planilhas de controle em seu escritório de advocacia!

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1. Falta de segurança de dados

Planilhas no Excel são ótimas quando apenas uma pessoa a utiliza. No entanto, quando estamos falando de uma empresa ou área, pode ocorrer um grave problema em relação à segurança dos dados. Primeiro porque, em uma planilha onde muitas pessoas podem alterar informações, o risco de uma informação ser deletada ou inserida erroneamente é grande, mesmo quando se utiliza o armazenamento em nuvem, como o do Google Drive (não é o mesmo que o armazenamento em nuvem de um software).

Ademais, imagina se você utiliza uma planilha de controle financeiro, por exemplo, salva essa folha de cálculo no computador, e o computador faz o backup? Sem dúvidas você perderia muitas informações importantes, inclusive a planilha.

2. Dificuldades do trabalho em equipe

Quando falamos de planilhas para acompanhar o desempenho de equipes, as planilhas de controle também não são boa opções. Como verificar, por exemplo, em seu escritório de advocacia, quais colaboradores estão sobrecarregados e quais não? Imagine que um advogado está apenas com a produção de algumas peças de um processo naquela semana, enquanto outro fez diversas reuniões e audiências. Podemos dizer que o advogado que está produzindo peças foi menos produtivo? É claro que não. É difícil até mesmo comparar quando estão fazendo o mesmo trabalho, afinal, cada caso é único.

Além disso, quando o trabalho da equipe precisa ser integrado, utilizar planilhas pode ser um fator prejudicial, seja na comunicação entre a equipe, na divisão de tarefas e nos resultados obtidos em cada tarefa.

Assim, utilizar um software jurídico pode ser uma escolha mais clara e eficaz!

3. Dificuldades de análise e tratamento de dados com planilhas jurídicas

O comportamento social mudou e hoje já vivemos a era do BIG Data. Continuar utilizando planilhas jurídicas para análise de dados, além de ser extremamente trabalhoso, pois necessita a inserção manual dos dados e a realização de fórmulas, ainda não acompanha a quantidade real de dados possíveis de analisar em qualquer empresa atual.

Também devido à quantidade de trabalho necessária para incluir os dados na planilha de controle, seja ela qual for, os dados que a compõem não são os mais atualizadas. Na era dos dados que vivemos, a atualização deve ser cada vez mais ágil e segura. Com sistemas preparados para uma boa análise de dados, como um software jurídico com Business Intelligence (BI), as informações são constantemente atualizadas e você não perde nenhuma informação estratégica e do mercado.

4. Dificuldades no controle de clientes

Manter uma planilha de controle atualizada para que os contatos com clientes e possíveis clientes do escritório de advocacia seja constante também não é simples. Com um planilha, é mais difícil atualizar os dados, por exemplo, dos clientes que já foram contatados sobre seus processos ou ainda, sobre algum aviso do escritório de advocacia.

Hoje, existem softwares jurídicos que facilitam toda essa parte de comunicação com clientes, com possibilidade de marcar reuniões e colocar os lembretes no próprio sistema. Também, alguns softwares de gestão na advocacia possuem áreas específicas onde os clientes podem se auto atender, tornando assim, todo o processo mais rápido.

Além disso, utilizar uma planilha para gestão de clientes, ela até funciona. No entanto, se torna mais difícil de fazer essa gestão quando sua planilha não te oferece a quantidade de tempo que você ou seus colaboradores passam, por exemplo, atendendo a clientes. Isso pode mudar por meio do sistema de auto atendimento, e também de uma organização mais eficaz, como em um software.

5. Falta de mobilidade das planilhas de controle para a advocacia

É claro que, apesar disso tudo, pessoas muito organizadas ainda conseguem utilizar planilhas de controle jurídicas para fazer a gestão de escritórios de advocacia. Acontece que, a não ser que a planilha seja feita com computação em nuvem, a possibilidade de acessá-la de qualquer lugar não ocorre. Assim, o advogado ou a advogada apenas conseguem analisá-la quando estão no escritório.

Ferramentas de gestão na advocacia para substituir as planilhas de controle

Existem diversas maneiras de substituir as planilhas de controle na advocacia. Algumas delas já sinalizei anteriormente. Vou detalhar algumas das opções aqui.

1. Trello

O Trello é uma excelente ferramenta para organização das atividades. Além da possibilidade de utilizá-lo dividindo por equipes ou por projetos, você pode utilizar um calendário para agendar seus compromissos e audiências.

Além disso, você pode utilizá-lo para medir a produtividade de seus colaboradores por meio de metodologias ágeis como o Scrum e o Kanban.

2. Asana

O asana tem grande similaridade com o Trello, podendo ser utilizado também para o controle de produtividade por meio de metodologias ágeis. Ambos são gratuitos, mas se você desejar utilizar mais features precisa fazer uma assinatura premium.

A diferença do Asana é que você consegue acompanhar o progresso dos projetos. Assim, fica ainda mais fácil medir a produtividade de seus colaboradores.

3. Notion

Pode ser utilizado tanto para organização das atividades em seu escritório de advocacia, quanto para sua vida pessoal. Com ele, você consegue fazer listas de tarefas e utilizá-lo como Planner, podendo “ticar” as tarefas já finalizadas. Além disso, você consegue dividir por áreas e projetos. Particularmente, depois que descobri a ferramenta, não utilizo outra para minha organização pessoal.

No entanto, isso não impede que seu time tenha um notion em comum e você consiga utilizar para a organização do dia a dia no escritório.

4. Pipefy

Para um controle de novos contatos, de fluxo de trabalho e de gestão de clientes, uma opção interessante é utilizar o pipefy. A ferramenta conta com features que te auxiliam na organização desde o primeiro contato de um cliente até o último momento de sua interação.

5. RD Station CRM

Outra ferramenta que pode substituir também as planilhas de CRM, isto é, planilhas de controle de leads e clientes, é o RD Station CRM. Nela você consegue visualizar todo o seu funil de vendas. Além disso, o sistema tem features que contribuem com o seu workflow, te lembrando das tarefas a realizar, e ainda te apresenta os relatórios de resultados. Isso e muito mais gratuitamente. Já para funcionalidades extras, como Funis personalizados e mais visões de trabalho, é necessário fazer uma assinatura.

6. Mobills

Para substituir suas planilhas de controle financeiro, indico o Mobills. A ferramenta, que é considerada uma das mais bem avaliadas no Google Play, permite que você armazene todas as receitas e despesas do seu escritório (pode também ser usada para controle de finanças pessoais), cadastre seus cartões e ainda emite relatórios e gráficos para que você realizar sua análise financeira.

7. Software jurídico

Para finalizar, como estamos falando de escritórios de advocacia, não poderíamos deixar de lado os softwares jurídicos. Em primeiro lugar, é importante dizer que, esses sistemas, em sua maioria, conseguem substituir quase que 100% das suas planilhas de controle. Isso porque, esses softwares são desenvolvidos especialmente para as mais variadas demandas de um escritório jurídico.

Veja o exemplo do Projuris ADV. Com ele, além do principal controle que demanda um escritório jurídico, que é o controle de processos e andamentos processuais, o software ainda permite a realização da gestão financeira no próprio sistema. Além disso, também é possível realizar a gestão de clientes, gestão de atividades e controle de produtividade, Tudo isso em um único local.

Benefícios dos softwares para gestão na advocacia

Fazer parte da transformação tecnológica na advocacia, envolve também utilizar sistemas inovadores. Assim, contar com um software de gestão e outros softwares que contribuem com a atividade no dia a dia são essenciais. Alguns dos benefícios de utilizar softwares são:

A) Gestão completa em um único ambiente

Como falei anteriormente, um software de gestão jurídica contribui para que você controle todas as atividades de seu escritório de advocacia em um único local. Isso ocorre, é claro, pois o software jurídico já é desenvolvido especialmente para a demanda de um escritório de advocacia.

B) Aumento da produtividade

Os softwares facilitam na realização das atividades. Por exemplo, com um sistema jurídico de pesquisa jurisprudencial, o próprio software se responsabiliza de fazer a pesquisa. Assim seu tempo é poupado completamente. Outro exemplo são os sistemas que permitem a realização de chamadas de vídeo. Com essa possibilidade, o tempo de ida e volta de uma reunião é excluído, assim, você tem mais tempo para outras atividades e acaba por ser ainda mais produtivo.

C) Menor perda de dados

Falando de softwares jurídicos na nuvem, por exemplo, a perda de dados, antes muito vistas nas planilhas de controle jurídico, passam a não existir mais. Isso porque, além de os softwares contaram com a computação em nuvem, que impossibilita a perda real de dados, as tecnologias que envolvem o software, como a criptografia, evitam invasões ao sistema e vazamento das informações.

Em resumo, utilizar-se da tecnologia para substituir as planilhas de controle é, no mundo conectado que vivemos hoje, essencial. Assim sendo, se você ainda utiliza planilhas de controle, recomendo que comece já sua transformação na advocacia!